Här konfigurerar du standardinställningar för hur dina fakturor ska se ut. Inställningarna påverkar alla nya fakturor som skapas i organisationen. När du skapar en faktura från en arbetsorder kan du fortfarande justera inställningarna för den specifika fakturan.

Så hittar du fakturainställningar

Fakturainställningarna finns under Organisationsinställningar. Öppna dem genom att klicka på Organisationsinställningar i administrationspanelen och sedan välja fliken Faktura i vänstermenyn.

Sidan har två delar:

• Vänster sida – Alla inställningar du kan ändra

• Höger sida – En förhandsgranskning av fakturan som uppdateras i realtid när du ändrar inställningar

När du håller muspekaren över en inställning markeras den berörda delen i förhandsgranskningen så att du kan se exakt vad inställningen påverkar.

Fritext

Här kan du lägga till en anpassad textrad som alltid visas som första artikelrad på fakturan.

Tips: Om du till exempel skriver "Arbetsorder AONR" kommer fakturan att visa "Arbetsorder 245" (där 245 är arbetsorderns nummer).

Arbetstid

Styr vilken information som visas för arbetstidsrader på fakturan.

Slå samman rader

När sammanslagning är aktiverad kombineras flera rader av samma typ till en enda rad på fakturan. Det ger en renare och mer överskådlig faktura.

Arbetsbeskrivning

Styr hur arbetsorderns beskrivning visas på fakturan.

Du kan aktivera båda alternativen samtidigt om du vill att beskrivningen ska synas på flera ställen.

Sortera artiklar

Välj i vilken ordning artikelraderna ska sorteras på fakturan. Du kan ställa in sortering separat för arbetstid, resor och material.

Följande sorteringsalternativ finns:

Visa artiklar vid fastpris

När en arbetsorder har fastpris visas normalt inte de enskilda artiklarna på fakturan. Med dessa inställningar kan du välja att ändå visa dem – de läggs till på fakturan men med priset 0,00 kr.

Förhandsgranskning

Till höger om inställningarna visas en förhandsgranskning av en exempelfaktura. Förhandsgranskningen uppdateras direkt när du ändrar inställningar, så att du alltid ser hur fakturan kommer att se ut.

När du håller muspekaren över en inställning markeras motsvarande del i förhandsgranskningen med en visuell markering.

Standardinställningar och avvikelser per faktura

Inställningarna du gör här gäller som standardvärden för alla nya fakturor. När du skapar en faktura från en arbetsorder kan du justera inställningarna för just den fakturan utan att ändra organisationens standardvärden.

Om du har ändrat inställningar på en faktura och vill spara dem som nya standardvärden klickar du på knappen Spara som standardinställningar som visas i fakturavyn.

Behörighet

Fakturainställningarna är tillgängliga för användare med rollen Admin. Övriga användare ser inte administrationspanelen och kan därför inte komma åt dessa inställningar.

Vanliga frågor

Hur öppnar jag fakturainställningarna?
Gå till administrationspanelen och klicka på Organisationsinställningar. Välj sedan fliken Faktura i vänstermenyn.

Påverkar ändringarna befintliga fakturor?
Nej, ändringarna påverkar bara nya fakturor som skapas efter att du ändrat inställningarna. Redan skapade fakturor behåller sina ursprungliga inställningar.

Kan jag ändra inställningar för en enskild faktura?
Ja. När du skapar en faktura från en arbetsorder kan du justera alla dessa inställningar för just den fakturan. Organisationens standardvärden används som utgångspunkt.

Vad gör knappen "Spara som standardinställningar"?
Knappen visas när du skapar en faktura och har gjort ändringar som skiljer sig från organisationens standardvärden. Klickar du på den sparas dina aktuella inställningar som nya standardvärden för hela organisationen.

Vad är AONR i fritextfältet?
AONR är en platshållare som automatiskt ersätts med arbetsorderns nummer. Om du skriver "Arbetsorder AONR" blir texten på fakturan till exempel "Arbetsorder 245".

Varför ser jag inte inställningen "Dagbok längst ner"?
Denna inställning visas bara om du har Fortnox som ekonomisystem. Om du använder ett annat ekonomisystem eller inget alls syns inte inställningen.

Varför ser jag inte inställningen "Som fakturatext" under Arbetsbeskrivning?
Även denna inställning är specifik för Fortnox-integration. Den visas bara om du har kopplat Fortnox som ekonomisystem.

Vad händer om jag slår samman rader?
Alla rader av samma typ kombineras till en enda rad på fakturan. Till exempel slås tre separata arbetstidsposter ihop till en arbetstidsrad med det totala antalet timmar och det sammanlagda priset.

Vad gör "Visa artiklar vid fastpris"?
Vid fastprisordrar visas normalt inga enskilda artiklar på fakturan – bara det totala fastpriset. Om du aktiverar dessa inställningar läggs artiklarna till på fakturan med priset 0,00 kr. Det kan vara användbart för att visa kunden vad som ingick i arbetet.

Kan jag kombinera "Som fakturatext" och "Som artikelrad"?
Ja, du kan aktivera båda samtidigt. Arbetsbeskrivningen visas då både som fakturatext och som en separat artikelrad.

Hur fungerar förhandsgranskningen?
Förhandsgranskningen visar en exempelfaktura som uppdateras i realtid. Den använder exempeldata och är inte kopplad till en verklig arbetsorder. Håll muspekaren över en inställning för att se exakt vilken del av fakturan som påverkas.

Vem kan ändra fakturainställningar?
Bara användare med rollen Admin har tillgång till administrationspanelen och kan ändra organisationens fakturainställningar.

Vilka sorteringsalternativ finns det?
Det finns 14 sorteringsalternativ, bland annat datum, pris, totalpris, artikelnummer, artikelbeskrivning, antal och utförare – alla i stigande eller fallande ordning.

Påverkar sammanslagning sorteringen?
Ja, om rader slås samman visas bara en rad per typ, och sortering tillämpas då på de sammanslagna raderna.

Sparas mina ändringar automatiskt?
Ja, varje ändring du gör i organisationens fakturainställningar sparas automatiskt. Du behöver inte klicka på en separat sparaknapp.

Kan jag återställa till ursprungliga inställningar?
Det finns ingen specifik återställningsknapp. Du kan manuellt ändra tillbaka varje inställning till önskat värde.

Varför ser jag inte min logga/logotyp på fakturan?
Loggan på den riktiga fakturan hämtas från ditt ekonomisystem. Därför ska du ladda upp loggan direkt i ekonomisystemet. Den syns inte på förhandsgranskningen i Mowin. I Mowin kan du också ladda upp en logotyp under Admin → Organisationsinställningar – den loggan används på PDF-filer som skapas i Mowin, till exempel offerter och utskrifter från arbetsordrar.

Kan jag välja att inte visa artikelnummer på fakturan?
Artikelnummer på fakturan som skickas till slutkund styrs av ditt ekonomisystem. Eftersom fakturan skapas och skickas via ekonomisystemet är det där du justerar fakturans utseende. Kontakta leverantören av ditt ekonomisystem (till exempel Fortnox eller Spiris) för att visa eller dölja artikelnummer.

Kan jag välja att inte visa rabatten på fakturan?
Rabattvisningen på fakturan till slutkund styrs av ditt ekonomisystem. Eftersom fakturan skickas via ekonomisystemet behöver du justera detta där. Kontakta leverantören av ditt ekonomisystem (till exempel Fortnox eller Spiris) för att visa eller dölja rabatter.

Tips och tricks

• Använd förhandsgranskningen aktivt – håll muspekaren över inställningar för att se vad de påverkar

• Om dina fakturor ser för detaljerade ut, prova att slå samman rader

• Fritextfältet med AONR-platshållaren är praktiskt för att koppla fakturan till rätt arbetsorder

• Om du har Fortnox kan du utnyttja "Dagbok längst ner" för att ge kunden extra insyn i utfört arbete

Behöver du mer hjälp?

Kontakta oss via chatten här i Mowin så hjälper vi dig!