Applikationsinställningar är en flik i Organisationsinställningar där du hanterar generella inställningar för tidrapportering, varningströsklar och nummerserier. Här styr du hur tidrapportering fungerar, när systemet varnar för låg täckningsgrad, och vilka nummer nästa arbetsorder och offert tilldelas.

Sidöversikt

Applikationsinställningar nås via Admin → Organisationsinställningar → fliken Applikationsinställningar. Sidan innehåller fyra inställningssektioner som alla sparas automatiskt.

Klockslag på tidrapportering

Den här inställningen styr om alla användare måste ange från- och tilltid (klockslag) när de rapporterar arbetstid.

När inställningen är aktiverad måste alla användare i organisationen ange specifika klockslag (till exempel 08:00–16:00) på sina tidrapporter. Om den är inaktiverad räcker det att ange antal timmar.

OBS: Ändringen gäller hela organisationen och påverkar alla användare direkt.

Låg täckningsgrad

Här anger du ett tröskelvärde i procent för täckningsgrad (TG). Systemet visar varningar och anpassar grafik när täckningsgraden understiger det angivna värdet.

Om du till exempel anger 30 kommer systemet att markera arbetsordrar med en täckningsgrad under 30 % som varningar.

Tips: Välj ett värde som passar er verksamhet. Vanliga tröskelvärden ligger mellan 20 och 40 procent.

Arbetsordernummerserie

Här ser och ändrar du vilket nummer nästa arbetsorder tilldelas. Numret ökar automatiskt med ett för varje ny arbetsorder som skapas.

Fältet visar det nummer som nästa nyskapade arbetsorder får. Du kan fritt ändra numret – skriv in det önskade numret och klicka ur fältet så sparas ändringen automatiskt.

Tips: Du kan använda nummerserien för att skapa arbetsordrar i ett helt annat nummerområde. Till exempel om dina vanliga ordrar ligger runt nummer 150 men du vill skapa interna ordrar (för kläder, verktyg eller material) med nummer 5000 och uppåt:

1. Ändra nästa arbetsordernummer till 5000

2. Skapa de arbetsordrar du behöver – de får nummer 5000, 5001 och så vidare

3. Ändra tillbaka nummerserien till ditt nästa vanliga ordernummer (till exempel 151)

På så sätt kan du enkelt skilja olika typer av ordrar åt baserat på nummerområde.

OBS: Numret måste vara ett positivt heltal. Ändringen sparas automatiskt när du lämnar fältet.

Offertnummerserie

Här ser och ändrar du vilket nummer nästa offert tilldelas. Fungerar på samma sätt som arbetsordernummerserien.

Fältet visar det nummer som nästa nyskapade offert får. Skriv in önskat nummer och klicka ur fältet för att spara.

OBS: Numret måste vara ett positivt heltal. Ändringen sparas automatiskt när du lämnar fältet.

Sparade inställningar

Alla ändringar på den här sidan sparas automatiskt:

• Kryssrutor sparas direkt när du klickar

• Textfält sparas när du klickar ur fältet (lämnar det)

• Om du anger ett ogiltigt värde visas ett felmeddelande och ändringen sparas inte

Behörighet

Applikationsinställningar är bara tillgänglig för användare med rollen Admin. Övriga roller har inte tillgång till organisationsinställningar.

Vanliga frågor

Hur kommer jag till Applikationsinställningar?
Gå till Admin i vänstermenyn och klicka på Organisationsinställningar. Välj sedan fliken Applikationsinställningar.

Vad händer om jag aktiverar klockslag på tidrapportering?
Alla användare i organisationen måste ange från- och tilltid (klockslag) när de rapporterar arbetstid. Det räcker alltså inte att bara ange antal timmar.

Vad händer om jag inaktiverar klockslag på tidrapportering?
Användare behöver bara ange antal timmar. De behöver inte specificera från- och tilltid.

Påverkar klockslaginställningen redan sparade tidrapporter?
Nej, inställningen påverkar bara nya tidrapporter. Redan inmatade tider behåller sin data.

Vad är täckningsgrad?
Täckningsgrad (TG) visar hur stor andel av intäkten som blir kvar efter att direkta kostnader dragits av. En låg täckningsgrad kan tyda på att arbetet inte är tillräckligt lönsamt.

Vad händer när täckningsgraden understiger tröskelvärdet?
Systemet visar visuella varningar, till exempel ändrad färg på grafik och ikoner, så att du snabbt kan identifiera arbetsordrar med låg lönsamhet.

Vilket tröskelvärde bör jag ange för låg täckningsgrad?
Det beror på din verksamhet. Vanliga värden ligger mellan 20 och 40 procent. Välj ett värde som ger dig meningsfulla varningar utan att alltför många ordrar markeras.

Sparas ändringarna automatiskt?
Ja, alla ändringar sparas automatiskt. Kryssrutor sparas direkt och textfält sparas när du lämnar fältet.

Kan jag ångra en ändring?
Det finns ingen ångraknapp. Om du vill återställa ett värde behöver du manuellt ange det tidigare värdet.

Vilka roller har tillgång till Applikationsinställningar?
Bara användare med rollen Admin kan se och ändra inställningar under Organisationsinställningar.

Kan jag skapa arbetsordrar med ett helt annat nummerområde?
Ja. Gå till Applikationsinställningar och ändra Arbetsordernummerserie till det nummer du vill börja från (till exempel 5000). Skapa de ordrar du behöver och ändra sedan tillbaka nummerserien till ditt vanliga nästa ordernummer.

Kan jag ändra numret på en redan skapad arbetsorder?
Nej, numret som en arbetsorder tilldelas vid skapandet kan inte ändras i efterhand. Däremot kan du styra vilket nummer nästa arbetsorder får genom att ändra nummerserien innan du skapar ordern.

Hur skiljer jag interna ordrar (kläder, verktyg) från kundordrar?
Ett vanligt sätt är att använda ett annat nummerområde. Ändra tillfälligt arbetsordernummerserien till ett högt nummer (till exempel 5000), skapa dina interna ordrar, och ändra sedan tillbaka. Då hamnar interna ordrar i ett eget nummerområde som är lätt att skilja från vanliga kundordrar.

Hur ändrar jag offertnumreringen?
Gå till Admin → Organisationsinställningar → Applikationsinställningar. Under sektionen Offertnummerserie anger du det nummer du vill att nästa offert ska tilldelas. Ändringen sparas automatiskt när du lämnar fältet.

Kan jag ändra så offertskapandet börjar från ett visst nummer?
Ja. Under Applikationsinställningar hittar du Offertnummerserie. Skriv in det nummer du vill starta från, till exempel 5000, och klicka ur fältet. Nästa offert du skapar får det numret.

Kan jag ändra numret på en redan skapad offert?
Nej, numret som en offert tilldelas vid skapandet kan inte ändras i efterhand. Däremot kan du styra vilket nummer nästa offert får genom att ändra offertnummerserien innan du skapar offerten.

Behöver du mer hjälp?

Kontakta oss via chatten här nere till höger så hjälper vi dig.