Löneexport

Med löneexport skapar du ett färdigt löneunderlag från registrerade arbetstider och resor. Filen importerar du sedan i ditt löneprogram. Mowin stödjer formaten PAXml (Fortnox Lön), TLU (Visma Lön) och DTA (Flex Lön).

Var hittar jag löneexport?

Öppna Tidrapportering i huvudmenyn och klicka på Löneexport uppe till vänster. Ett fönster öppnas där du gör hela exporten.

Funktionen är avsedd för dig som hanterar lönerna i organisationen, vanligtvis en administratör.

Förutsättningar

Innan du kör din första export behöver två saker vara på plats:

• Anställningsnummer på varje utförare som ska ingå. Du anger det under Admin → Användare → välj användaren → fältet Anställningsnummer.

• Lönearter kopplade till de tidkoder och reskoder som används. Du sätter dem under Admin → Tidkoder respektive Admin → Reskoder, i fältet Löneart på varje kod.

Saknas något av detta hoppas berörda poster över vid exporten. Tabellen Underlag i exportfönstret visar exakt vad filen kommer att innehålla, och vilka tidkoder som lämnas utanför, innan du laddar ner.

Tips: Löneartsnumren i Mowin måste motsvara dem som finns i ditt löneprogram. Stäm av numreringen innan du kör exporten första gången.

Exportflödet

1. Välj format

Mowin föreslår automatiskt PAXml eller TLU baserat på vilket ekonomisystem din organisation är kopplad till. Spiris och Visma Administration ger TLU, övriga ger PAXml. Flex Lön är ett lönesystem och föreslås inte automatiskt – välj det manuellt om du använder Flex Lön. Du kan alltid byta format i fönstret.

2. Välj period

Ange datumintervall i fälten Från och Till. Som standard är innevarande månad förvald. Vanligast är att exportera en kalendermånad i taget, samma period som din lönekörning.

Båda fälten måste innehålla ett datum. Tömmer du ett av dem visas "Felaktigt datum" och det tidigare datumet ligger kvar, så underlaget nedanför fortsätter visa den period du senast valde.

3. Välj utförare

I rullgardinsmenyn Välj utförare listas alla användare. Utförare med anställningsnummer är förbockade som standard. Bocka i eller ur enskilda utförare efter behov.

Utförare utan anställningsnummer visas gråmarkerade och kan inte väljas. Hovra över raden för en förklaring: Lägg till anställningsnummer för att inkludera.

4. Kontrollera underlaget

Under Underlag listas varje tidkod som har registrerad tid i perioden:

Timmar eller dagar. Semester räknas i dagar. Fortnox Löns semesterlöneart (22) finns bara i dagar, och Flex Lön har ett eget enhetsfält per rad. Registrerar du 8 timmars semester och skickar det som timmar läser löneprogrammet det som 8 dagar. Därför är Semester förvalt som dgr.

Övriga frånvarokoder står kvar på tim, och det är oftast rätt: sjukfrånvaro och vab registreras som en andel av dagen och räknas av per timme – karensavdraget är till exempel 20 % av en genomsnittlig arbetsveckas timmar. Ställ bara om en löneart till dgr när ditt löneprogram uttryckligen vill ha den i dagar.

Omräkningen använder utförarens schemalagda arbetsdag (Admin → Användare → Arbetstider), inte fasta 8 timmar, så deltidsanställda får rätt antal dagar. Saknar en utförare schema räknar Mowin med 8 timmar och varnar om det vid nedladdning.

Går dagarna inte jämnt upp visas delar av dagar: 4 timmars semester på en 8-timmarsdag blir 0,5 dgr. Dagar avrundas till två decimaler. Kontrollera att ditt löneprogram accepterar delar av dagar.

Reskoder har ingen enhetsväljare. En resa är en ersättning – mil eller ett antal, inte tid – så det finns ingen arbetsdag att räkna om den mot. Reskoder exporteras alltid i sin egen enhet.

Valet sparas per löneart och gäller nästa gång du exporterar.

Tidkoderna registreras och visas alltid i timmar i övrigt – i tidrapporten, på utskriven arbetsorder och på signeringsunderlaget. Enheten gäller bara löneexportfilen.

Tas inte med. Tidkoder utan löneart listas separat och hoppas över. Det är ofta rätt: har du månadsavlönad personal ska Arbetstid normalt sakna löneart, så att bara avvikelser – semester, sjukfrånvaro, övertid – exporteras och inte dubbelräknas mot månadslönen.

5. Ladda ner

Klicka på Ladda ner. En laddningsindikator visas medan filen genereras. När exporten är klar laddas filen ner automatiskt och en bekräftelse visas, exempelvis PAXml exporterad med 42 transaktioner.

Filnamn

• PAXml: paxml-ÅÅÅÅ-MM-DD-ÅÅÅÅ-MM-DD.xml

• TLU: visma-lon-ÅÅÅÅ-MM-DD-ÅÅÅÅ-MM-DD.tlu

• Flex Lön: Lon_ÅÅÅÅ-MM-DD_ÅÅÅÅ-MM-DD.DTA

Vad ingår i exporten?

Exporten samlar in alla registrerade arbetstider och resor inom vald period för de valda utförarna. Varje post innehåller:

• Anställningsnummer

• Löneart (från tidkoden eller reskoden)

• Antal (timmar, dagar eller kvantitet) med tillhörande enhet

• Datum

Poster utan löneart hoppas över och listas under Tas inte med i exportfönstret. Poster utan anställningsnummer hoppas också över, och där får du en varning vid nedladdning.

Frånvaro exporteras som period

Frånvaro som räknas i dagar – i praktiken semester – skrivs som en rad per frånvaroperiod, inte en rad per dag. Femton semesterdagar mellan 13 och 31 juli blir en rad: 15 dagar, datumintervall 2026-07-13 – 2026-07-31. Helger och andra lediga dagar inuti perioden bryter den inte, utan ingår i intervallet. Det är så både Fortnox Lön och Flex Lön vill ha frånvaro, och det ger ett lönebesked med en rad per ledighet i stället för en rad per dag.

Perioden bryts när:

• utföraren är tillbaka i arbete en schemalagd dag mitt i perioden,

• omfattningen ändras – en halvdag mitt bland heldagar blir en egen rad,

• en röd dag infaller mitt i perioden. Mowin har ingen helgdagskalender, så en semester över jul delas i två rader – båda är korrekta perioder, det blir bara fler rader än nödvändigt, eller

• utföraren saknar schemalagd arbetstid helt. Då vet Mowin inte vilka dagar som är lediga och slår bara ihop dagar som ligger direkt efter varandra, så en helg delar perioden i två rader. Lägg in schemat under Admin → Användare → Arbetstider.

Lördag och söndag räknas som lediga om inte utföraren har ett eget veckodagsundantag för dem. Arbetar utföraren helger lägger du till undantaget under Arbetstider, så bryts perioden vid helgen i stället.

Filen anger både antal hela dagar och omfattning i procent, så en period med halvdagar skrivs som antalet dagar med omfattning 50 % i stället för ett halverat antal.

Undantag. I Fortnox Lön (PAXml) gäller perioden de lönearter som skickas som tidkoder – standardkoderna för frånvaro och avvikelser. Lönearter som skickas som lönetransaktioner har inget datumintervall i formatet och skrivs alltid med ett datum per rad. Visma Lön (TLU) hanterar varken dagar eller perioder och skrivs alltid per dag i timmar.

Visma Lön (TLU): TLU-formatet saknar stöd för dagar. Väljer du TLU visas allt i timmar i underlaget och enhetsväljaren döljs – dina val ligger kvar och kommer tillbaka när du byter till Fortnox Lön (PAXml) eller Flex Lön.

Fortnox Lön: Lönearter som motsvarar Fortnox standardkoder för frånvaro och avvikelser (till exempel sjuk, vab och semester) skickas som tidkoder i PAXml-filen. Då tillämpar Fortnox Lön sin egen logik för dessa poster och de läses in korrekt. Övriga lönearter skickas som vanligt som lönetransaktioner. Du behöver inte göra något särskilt – ange bara rätt löneart på tidkoden.

Övertid: utbetalning eller komptid

Om övertid ska betalas ut eller sparas som komptid avgörs av lönearten på tidkoden som timmarna rapporteras på. Mowin har ingen egen växel mellan komptid och pengar – det finns ingen inställning på utföraren, arbetsordern eller organisationen som styr det. Utföraren väljer variant genom att välja tidkod när tiden rapporteras, och löneprogrammet gör resten utifrån lönearten.

Erbjuder din organisation båda varianterna lägger du därför upp en tidkod per variant under Admin → Tidkoder, till exempel Övertid och Övertid komp, och sätter rätt löneart på var och en.

Glöm inte lönearten på komptidskoden. Saknar den löneart utesluts koden helt ur exporten och listas under Tas inte med, utan felmeddelande – timmarna ligger kvar i tidrapporten men blir noll i lönekörningen.

Standardkoder i Fortnox Lön

Använder du Fortnox Lön (PAXml) kan du ange löneprogrammets standardkod för respektive variant i fältet Löneart på tidkoden:

Övertid finns i fem nivåer i båda familjerna. Numret är bara nivån – vilken ersättning ÖT1 respektive ÖT2 ger bestämmer du i Fortnox Lön, inte i Mowin. Har din organisation en enda övertidsnivå räcker ÖT1 för utbetalning och ÖK1 för komptid.

För övertiden kan du i stället ange dina egna löneartsnummer från Fortnox Lön, ett för utbetalning och ett för komptid. Fördelen med standardkoderna är att de skickas som tidkoder i filen i stället för som lönetransaktioner – samma mekanism som för sjuk, vab och semester ovan.

Tar utföraren senare ut den intjänade komptiden som ledighet rapporteras den på en egen tidkod med lönearten KOM. Den är en frånvarokod, till skillnad från ÖT och ÖK som är närvarokoder, så du behöver en tidkod för uttaget även om du redan har en för intjänandet. Här är standardkoden att föredra: KOM skickas som tidkod, alltså på samma sätt som sjuk och semester.

Skriv koderna exakt som de står, med versaler. Mowin känner igen dem bokstavligen, så öt1, Öt1 eller OT1 utan Ö tolkas i stället som ett vanligt löneartsnummer och hamnar fel i Fortnox Lön.

Visma Lön och Flex Lön

ÖT- och ÖK-koderna hör till PAXml-filen, som är formatet för Fortnox Lön. Använder du Visma Lön eller Flex Lön anger du i stället den kod som ditt eget löneprogram använder – en för utbetald övertid och en för komptid – och stämmer av kopplingen där.

Importera filen i ditt löneprogram

Fortnox Lön

1. Gå till Meny → Lön → Kalender

2. Klicka på Importera löneunderlag (verktyget uppe till höger)

3. Välj den nedladdade PAXml-filen

4. Klicka Öppna

Tiderna läggs automatiskt till i kalendern för respektive anställd.

Kontrollera att lönearterna i Mowin matchar dem i Fortnox Lön. I Fortnox hittar du dem under Register → Lönearter och koder. Varje löneart du tänker använda måste ha Tillåt kalenderregistrering satt till Ja under fliken Registrering, annars misslyckas importen.

Visma Lön

1. Gå till Lönearbete → Lönekörningar

2. Öppna eller skapa en lönekörning för aktuell period

3. Klicka på Importera tider/utlägg från fil

4. Välj den nedladdade TLU-filen

5. Klicka Öppna

Första gången du importerar behöver du aktivera TLU-import under Arkiv → Inställningar → Företagsinställningar → Integrationer. Bocka i Använder TLU-fil för import av tider och utlägg. Kontrollera även under Tidkoder i samma vy att varje tidkod är kopplad till rätt löneart.

Flex Lön

Importera den nedladdade DTA-filen via Flex Löns standardflöde för transaktionsimport. Filen följer Flex Lön 1.3-specifikationen: tabbseparerad text med teckenkodningen ISO-8859-1.

Flex Löns fält Löneartsnr rymmer max 3 numeriska tecken. Löneartsnummer som är längre eller innehåller bokstäver skickas i stället i fältet Lönekod. Stäm av att dina löneartsnummer i Mowin matchar uppställningen i Flex Lön innan första körningen.

Varningar och felmeddelanden

Tidkoder utan löneart varnas det inte längre om – de listas i stället under Tas inte med i exportfönstret, eftersom det ofta är en avsiktlig inställning.

Vanliga frågor

Vilket format ska jag välja?
Välj Fortnox Lön (PAXml) om du använder Fortnox Lön. Välj Visma Lön (TLU) om du använder Visma Lön 300 eller 600. Välj Flex Lön (DTA) om du använder Flex Lön. Mowin föreslår automatiskt PAXml eller TLU baserat på ditt ekonomisystem; Flex Lön väljer du manuellt. Förslaget är bara en utgångspunkt – har ditt ekonomisystem inget eget löneprogram, som Bokio, föreslås PAXml och du väljer själv det format ditt löneprogram läser.

Varför föreslås inte Flex Lön automatiskt?
Flex Lön är ett lönesystem och inte ett ekonomisystem. Det automatiska förslaget bygger på vilket ekonomisystem din organisation är kopplad till och kan därför inte härleda vilket löneprogram du använder. Det gäller alla löneprogram som inte hör ihop med ekonomisystemet, till exempel när du kör Bokio som ekonomisystem. Välj formatet manuellt i exportfönstret.

Varför kan jag inte välja en utförare?
Utförare utan anställningsnummer kan inte inkluderas. Lägg till anställningsnummer under Admin → Användare.

Var lägger jag till anställningsnummer?
Gå till Admin → Användare, öppna den aktuella användaren och fyll i fältet Anställningsnummer under fliken med anställningsuppgifter.

Var konfigurerar jag lönearter på tidkoder och reskoder?
Gå till Admin → Tidkoder eller Admin → Reskoder. På varje kod finns ett fält Löneart där du anger det löneartsnummer som matchar ditt löneprogram.

Inkluderas resor i exporten?
Ja, både registrerade arbetstider och resor inkluderas. Resor måste också ha en löneart kopplad via reskoden.

Vad händer om en tidkod saknar löneart?
Tidposter kopplade till den koden hoppas över. Koden listas under Tas inte med i exportfönstret så att du ser vad som utelämnas.

Jag har månadsavlönad personal – ska Arbetstid ha en löneart?
Nej, normalt inte. Exporteras alla arbetade timmar dubbelräknas de mot månadslönen i löneprogrammet. Lämna Arbetstid utan löneart och sätt löneart bara på avvikelserna – semester, sjukfrånvaro, övertid, vab. Att Arbetstid dyker upp under Tas inte med är då rätt, inte ett fel.

Hur gör jag så att övertid blir komptid i stället för utbetalning?
Genom lönearten på tidkoden. Mowin har ingen växel mellan komptid och pengar – valet uttrycks i lönearten. Lägg upp en tidkod för utbetald övertid och en för komptid under Admin → Tidkoder, och sätt löneprogrammets kod för respektive variant i fältet Löneart. I Fortnox Lön är det ÖT1–ÖT5 för utbetalning och ÖK1–ÖK5 för komptid. Utföraren väljer sedan variant genom att välja tidkod när tiden rapporteras, så samma utförare kan rapportera både utbetald övertid och komptid. Det finns ingen inställning på utföraren eller organisationen som styr det.

Var registrerar utföraren att komptiden tas ut som ledighet?
På en egen tidkod med lönearten KOM, som är standardkoden för kompledig i Fortnox Lön. Uttaget är en frånvarokod och intjänandet en närvarokod, så du behöver en tidkod för vardera – en för ÖK-timmarna som tjänas in och en för KOM-timmarna som tas ut.

Varför kom inte komptiden med i löneexporten?
Den vanligaste orsaken är att komptidskoden saknar löneart. En tidkod utan löneart utesluts helt ur exporten och listas under Tas inte med i exportfönstret, utan felmeddelande. Kontrollera också att lönearten är skriven med versaler – ÖK1, inte ök1 – eftersom Mowin bara känner igen standardkoden i den formen och annars skickar den som ett vanligt löneartsnummer.

När ska jag välja dgr i stället för tim?
På lönearter som ditt löneprogram uttryckligen räknar i dagar. Fortnox Löns semesterlöneart 22 finns bara i dagar – skickar du timmar dit läses 8 timmars semester som 8 dagar. Semester är därför förvalt som dagar; övriga koder står på timmar tills du ändrar dem. Sjukfrånvaro och vab hör normalt inte hit – de räknas av per timme, inte per hel dag.

Varför blir det en rad per semesterdag på lönebeskedet?
Det ska det inte bli. Semester och annan dagräknad frånvaro exporteras som en rad per period med ett datumintervall. Får du ändå en rad per dag är den vanligaste orsaken att utföraren helt saknar schemalagd arbetstid – utan schema kan Mowin inte avgöra vilka dagar som är lediga och slår bara ihop dagar som ligger direkt efter varandra. Lägg in schemat under Admin → Användare → Arbetstider. Perioden bryts också om utföraren arbetat en dag mitt i, om omfattningen ändras, eller om en röd dag infaller mitt i perioden.

Vad betyder omfattning i exportfilen?
Andelen av en arbetsdag som frånvaron omfattar. En hel dag är 100 %, en halvdag 50 %. Filen anger antal hela dagar plus omfattningen i stället för ett halverat antal dagar, vilket är så löneprogrammen vill ha det.

Hur räknas timmar om till dagar?
Mowin summerar timmarna per utförare och dag och delar sedan med utförarens schemalagda arbetsdag från Admin → Användare → Arbetstider. En deltidsanställd med 4-timmarsdagar får alltså 1 dag för 4 timmar. Saknas schema räknar Mowin med 8 timmar och varnar om det.

Varför står det ett decimaltal under I filen?
Dagarna går inte jämnt upp – 4 timmar på en 8-timmarsdag blir 0,5 dgr. Dagar avrundas till två decimaler. Kontrollera att ditt löneprogram accepterar delar av dagar.

Sparas mitt val av tim/dgr?
Ja, per löneart. Valet sparas i webbläsaren du exporterar från, så en kollega som exporterar från en annan dator behöver göra valet där. Tabellen visar alltid det aktuella läget innan du laddar ner.

Påverkas tidrapporten av att jag väljer dgr?
Nej. Tid registreras, sparas och visas i timmar överallt – i tidrapporten, på utskriven arbetsorder, på signeringsunderlaget och i årsexporten. Enheten gäller bara löneexportfilen.

Kan jag exportera för en enskild utförare?
Ja, bocka ur alla andra utförare i rullgardinsmenyn Välj utförare.

Vilken period ska jag välja?
Vanligen samma period som din lönekörning, oftast en kalendermånad. Mowin föreslår innevarande månad som standard.

Kan jag exportera samma period flera gånger?
Ja, det går bra. Tänk på att om du importerar samma period flera gånger i löneprogrammet kan dubbletter skapas där.

Varför står det Inga lönetransaktioner att exportera?
Antingen finns inga registrerade tider eller resor i den valda perioden, inga utförare är valda, eller så saknar alla poster löneart eller anställningsnummer.

Måste lönearterna i Mowin matcha dem i löneprogrammet?
Ja. Löneartsnumren på tidkoder och reskoder i Mowin måste motsvara de lönearter som finns i ditt löneprogram.

Stöds andra löneprogram än Fortnox Lön, Visma Lön och Flex Lön?
Just nu stöds Fortnox Lön (PAXml), Visma Lön (TLU) och Flex Lön (DTA). Hör av dig via chatten om du använder ett annat löneprogram.

Hur vet jag att importen i löneprogrammet gick bra?
I Fortnox Lön syns tiderna i Kalendern efter import. I Visma Lön syns de på lönebeskedet för respektive anställd. I Flex Lön syns transaktionerna på respektive anställd efter att DTA-filen lästs in. Stäm av antalet transaktioner mot det som Mowin rapporterade vid exporten.

Importen misslyckas i Fortnox Lön – vad gör jag?
Det vanligaste felet är att en löneart inte tillåter kalenderregistrering. Fortnox Lön visar det som en avisering i stil med Löneart 4361 behöver ha Ja på inställningen Tillåt kalenderregistrering. Inställningen finns i Register - Lönearter och koder under Registrering. Gå till Register → Lönearter och koder i Fortnox Lön, öppna den aktuella lönearten, gå till fliken Registrering och sätt Tillåt kalenderregistrering till Ja. Kontrollera samtliga lönearter du tänker använda, inte bara den som nämns i aviseringen.

Importeras sjuk, vab och semester korrekt i Fortnox Lön?
Ja. Lönearter som matchar Fortnox standardkoder för frånvaro och avvikelser skickas som tidkoder i PAXml-filen, så Fortnox Lön tillämpar sin egen frånvarologik och posterna hamnar rätt. Ange bara rätt löneart på tidkoden – Mowin sköter resten.

Importen misslyckas i Visma Lön – vad gör jag?
Kontrollera att TLU-import är aktiverat under Arkiv → Inställningar → Företagsinställningar → Integrationer. Kontrollera också att tidkoderna under Integrationer → Tidkoder är kopplade till rätt lönearter.

Varför är PAXml förvalt trots att jag använder Visma?
Kontrollera att rätt ekonomisystem är valt under Admin → Organisationsinställningar → Ekonomisystem. Formatet föreslås utifrån den inställningen, men du kan alltid byta manuellt i exportfönstret. Förslaget säger bara vilket ekonomisystem du är kopplad till, inte vilket löneprogram du använder.

Tips och tricks

• Förbered lönearter först. Säkerställ att alla tidkoder och reskoder har löneart innan du kör din första export, så slipper du saknade poster.

• Testa med en utförare. Kör en testexport med en enda utförare först för att verifiera att importen fungerar i ditt löneprogram.

• Stäm av antalet transaktioner. Jämför antalet som Mowin rapporterar med vad som syns i löneprogrammet efter import.

• Var konsekvent med anställningsnummer. Numren i Mowin måste vara identiska med dem i löneprogrammet, inklusive eventuella inledande nollor.

Behöver du mer hjälp?

Kontakta oss via chatten så hjälper vi dig!