Makulera en faktura

Har du skapat en faktura och sedan ångrat dig makulerar du den i Mowin. Då låses arbetsordern upp igen, så att du kan ändra rader och fakturera på nytt.

Mowin försöker samtidigt makulera fakturan i ditt ekonomisystem. Det lyckas så länge fakturan inte är bokförd – är den redan bokförd, eller redan skickad till kunden, behöver du hantera den manuellt i ekonomisystemet. Båda de lägena beskrivs längre ned.

Var du makulerar

Makulera finns på tre ställen i arbetsordern. Det är samma åtgärd överallt, bara olika vägar in.

OBS: Makulera visas endast för användare med rollen Admin. Har du rollen Utökad användare ser du fakturorna och deras belopp, men inget alternativ att makulera.

Bekräftelsefönstret

Innan något händer får du en fråga med fakturans nummer och summa och texten Vill du ångra faktureringen? Välj Makulera faktura för att genomföra, eller Avbryt för att låta fakturan vara.

Så makulerar du

1. Öppna arbetsordern.

2. Klicka på Skapade fakturor i sidhuvudet, eller på fakturan i kortet Fakturerat på hem-fliken.

3. Klicka på Makulera.

4. Bekräfta med Makulera faktura.

När det är klart visas meddelandet Fakturan makulerad, och fakturan får statusen Makulerad i listan.

Vad som händer när du makulerar

Arbetsordern låses upp och fakturans rader blir fakturerbara igen:

• Tider, resor, material och fastpriser kopplas loss från fakturan och går att ändra igen

• Raderna blir fakturerbara på nytt och kommer med på nästa faktura

• Eventuellt husarbete räknas om, så att avdraget kommer tillbaka på ordern av sig självt

• Fakturan ligger kvar i listan med statusen Makulerad, så att du ser att den har funnits

• I orderns historik läggs raden Faktura makulerad till

Arbetsordern låses alltid upp i Mowin, även om ekonomisystemet nekar makuleringen.

Vilken status ordern får

Statusen sätts utifrån hur arbetet ser ut just nu, inte utifrån vilken status ordern hade före faktureringen.

• Är ordern Fakturerad när du makulerar får den tillbaka en arbetsstatus. I praktiken blir den Avslutad, eftersom alla utförare markeras som klara när ordern faktureras – det är där "klar att fakturera om" syns bäst. Är ingen utförare klarmarkerad blir den Påbörjad, och finns inga tider alls Skapad.

• Makulerar du en delfaktura på en order som ännu inte är färdigfakturerad ändras statusen inte alls. Ordern står kvar där den står, och det är bara den fakturans rader som blir fakturerbara igen.

Det som inte kommer tillbaka

Rader som du valde att exkludera när du skapade fakturan – till exempel rader med Antal 0 – förblir exkluderade efter en makulering. De kommer alltså inte tillbaka på nästa faktura, utan måste läggas till på nytt om du vill ha med dem.

Delfakturanumret återanvänds inte heller. Makulerar du delfaktura 3 får nästa faktura nummer 4.

Flera fakturor – makulera i omvänd ordning

Har du delfakturerat en order finns flera fakturor på den. Fakturor makuleras då i omvänd ordning: du börjar alltid med den senaste, och först när den är makulerad kan du makulera nästa.

Ska du ändra något på en tidigare delfaktura måste du alltså makulera alla fakturor som skapats efter den, en i taget, ned till den faktura du vill åt.

På äldre fakturor är Makulera antingen dold eller inaktiverad med förklaringen Endast den senaste fakturan kan makuleras.

När Makulera inte visas alls

Makulera saknas helt i tre lägen:

• Organisationen saknar koppling till ett ekonomisystem. Utan koppling finns ingen faktura att makulera i ett ekonomisystem.

• Fakturan nådde aldrig ekonomisystemet. En order du bara har markerat som fakturerad har ingen faktura i ekonomisystemet och kan därför inte makuleras.

• Fakturan är redan makulerad, eller synkas just nu. Försöker du ändå får du meddelandet Fakturan är redan makulerad.

Om fakturan redan är bokförd

En bokförd faktura kan inte makuleras automatiskt, så ekonomisystemet nekar makuleringen. Det som händer då:

• Fakturan makuleras i Mowin och arbetsordern låses upp

• Fakturan ligger kvar som giltig i ekonomisystemet

• Du får ett meddelande som säger att fakturan makulerades i Mowin och att ordern är upplåst, tillsammans med varningen från ekonomisystemet: att fakturan är bokförd och behöver makuleras eller krediteras manuellt. Meddelandet ligger kvar tills du stänger det, och visas för den som skapade fakturan.

I det läget makulerar eller krediterar du fakturan själv i ditt ekonomisystem. Fortnox, Spiris och Visma Administration skapar aldrig någon kreditfaktura åt dig från Mowin – se avsnittet Kreditfakturor nedan för undantaget.

På arbetsordern står fakturan som Makulerad, oavsett om ekonomisystemet accepterade makuleringen eller nekade den. Vill du se att synkningen gick igenom med en varning tittar du under Arbetsorder → Artikelrader → Fakturor, där synkstatusen står som Klar med varning.

OBS: Direktmakulering av en bokförd faktura fungerar olika mellan ekonomisystemen. Går makuleringen inte igenom i Visma Administration visas den i stället som Misslyckades med felmeddelandet från Visma.

Om fakturan redan är skickad till kunden

Har fakturan gått till kunden, och kanske redan betalats, går den inte att makulera i ekonomisystemet via Mowin. Du kan fortfarande makulera i Mowin för att låsa upp ordern, men krediteringen mot kunden gör du i ekonomisystemet.

1. Makulera fakturan i Mowin. Det låser upp arbetsordern men påverkar inte fakturan i ekonomisystemet.

2. Skapa en kreditfaktura i ditt ekonomisystem för den ursprungliga fakturan.

3. När krediteringen är hanterad rättar du det som behöver rättas på arbetsordern och skapar en ny faktura från Mowin.

Exempel: Du har fakturerat ett företag utan omvänd byggmoms, men kunden ska egentligen ha omvänd byggmoms. Då krediterar du den gamla fakturan i ekonomisystemet, rättar momsinställningen på arbetsordern och skapar en ny faktura från Mowin.

Kreditfakturor

Du kan inte skapa en kreditfaktura från Mowin. Använder du Fortnox, Spiris eller Visma Administration hanterar du kreditfakturor direkt i ekonomisystemet.

Bokio fungerar annorlunda och sköter krediteringen åt dig:

• Är fakturan fortfarande ett utkast i Bokio tar Mowin bort utkastet

• Har du redan bokfört fakturan skapar och bokför Mowin en kreditfaktura i Bokio på hela beloppet, och originalfakturan ligger kvar

• Krediteringen speglar fakturan, husarbetet inkluderat, så att avdraget nollas ut som det ska

• Vill du kreditera bara en del av fakturan gör du det själv i Bokio

Anledningen till att Bokio inte bara raderar fakturan är att en bokförd verifikation inte får tas bort.

Radera en arbetsorder med faktura

Du kan inte komma runt en makulering genom att radera arbetsordern. Finns det en faktura i ekonomisystemet blockeras raderingen med texten Makulera fakturan innan du raderar arbetsordern, annars ligger den kvar i ekonomisystemet.

Makulera fakturan först, och radera sedan ordern.

Vanliga frågor

Hur makulerar jag en faktura?
Öppna arbetsordern, klicka på Skapade fakturor i sidhuvudet eller på fakturan i kortet Fakturerat, klicka på Makulera och bekräfta med Makulera faktura. Arbetsordern låses upp och raderna blir fakturerbara igen, så att du kan ändra och fakturera på nytt. Makulera visas endast för användare med rollen Admin.

Fakturan är redan skickad till kunden, hur gör jag?
Är fakturan skickad till kunden makulerar du den i Mowin för att låsa upp arbetsordern, skapar en kreditfaktura i ditt ekonomisystem för den ursprungliga fakturan, och skapar sedan en ny faktura från Mowin när krediteringen är hanterad. Makuleringen i Mowin påverkar inte fakturan som kunden har fått.

Varför ligger fakturan kvar i ekonomisystemet efter att jag makulerat den i Mowin?
Det beror på att fakturan redan är bokförd. En bokförd faktura kan inte makuleras automatiskt, så ekonomisystemet nekar makuleringen. Fakturan är makulerad i Mowin och arbetsordern är upplåst, men fakturan är fortfarande giltig i ekonomisystemet. Du får en varning om att den behöver makuleras eller krediteras manuellt, och det gör du i ekonomisystemet.

Kan jag makulera vilken faktura som helst?
Nej, bara den senaste. Fakturor makuleras i omvänd ordning – du börjar med den senaste fakturan, och när den är makulerad kan du makulera nästa. Ska du ändra något på en tidigare delfaktura måste du makulera alla fakturor som skapats efter den, en i taget.

Varför ser jag inte knappen Makulera?
Makulera visas endast för användare med rollen Admin, och bara på den senaste fakturan. Knappen saknas också om organisationen inte har någon koppling till ett ekonomisystem, om fakturan aldrig nådde ekonomisystemet, eller om fakturan redan är makulerad.

Varför är Makulera gråmarkerad?
Då är det inte den senaste fakturan. Förklaringen Endast den senaste fakturan kan makuleras visas när du håller muspekaren över knappen. Makulera de nyare fakturorna först.

Vad händer med arbetsordern när jag makulerar?
Arbetsordern låses upp. Tider, resor, material och fastpriser kopplas loss från fakturan, blir fakturerbara igen och går att ändra. Är ordern Fakturerad får den tillbaka en arbetsstatus – oftast Avslutad. Makulerar du en delfaktura på en order som inte är färdigfakturerad ändras statusen inte.

Vilken status får ordern efter en makulering?
Statusen räknas ut från hur arbetet ser ut just nu, inte från statusen ordern hade före faktureringen. Eftersom alla utförare markeras som klara vid fakturering blir ordern i praktiken Avslutad. Är ingen utförare klarmarkerad blir den Påbörjad, och finns inga tider alls Skapad.

Kan jag skapa en kreditfaktura i Mowin?
Nej. Använder du Fortnox, Spiris eller Visma Administration skapar du kreditfakturan i ekonomisystemet. Bokio fungerar annorlunda: makulerar du en faktura som du redan har bokfört i Bokio skapar och bokför Mowin en kreditfaktura åt dig på hela beloppet.

Går det att ångra en makulering?
Nej. När fakturan är makulerad är den makulerad. I stället gör du klart arbetsordern och skapar en ny faktura.

Kan jag makulera en faktura som är betald?
Du kan makulera den i Mowin för att låsa upp arbetsordern, men betalningen och fakturan hanterar du i ekonomisystemet. Skapa en kreditfaktura där och gör upp med kunden innan du fakturerar på nytt.

Försvinner den makulerade fakturan från listan?
Nej. Den ligger kvar med statusen Makulerad och behåller de belopp den hade, även om du sedan ändrar på ordern. Den räknas däremot inte med i summan av orderns fakturor.

Kommer rader jag exkluderade tillbaka när jag makulerar?
Nej. Rader du valde att exkludera när fakturan skapades, till exempel rader med Antal 0, förblir exkluderade. Vill du ha med dem lägger du till dem på nytt på arbetsordern.

Får nästa faktura samma nummer som den makulerade?
Nej. Delfakturanumret räknas alltid uppåt. Makulerar du delfaktura 3 blir nästa faktura nummer 4.

Varför kan jag inte radera arbetsordern?
Finns det en faktura i ekonomisystemet blockeras raderingen med texten Makulera fakturan innan du raderar arbetsordern, annars ligger den kvar i ekonomisystemet. Makulera fakturan först.

Behöver du mer hjälp?

Kontakta oss via chatten så hjälper vi dig!