Tidrapportering

Tidrapporteringen ger dig en översikt över alla registrerade arbetstider i din organisation. Du kan se tider per utförare och dag, registrera nya tider, och få en sammanställning av rapporterade timmar per vecka eller månad. Tidrapporteringen nås via klockikonen i vänstermenyn.

Sidöversikt

Vyer

Tidrapporteringen har tre olika vyer:

Du byter vy med ikonerna i övre navigeringsfältet.

Sidhuvud

Registrera tid

Klicka på "Registrera tid" i sidhuvudet eller klicka på en tom dag i kalendern för att öppna fönstret för ny tid.

Fält i fönstret

Skapa tid på flera dagar

Bocka i "Lägg till på flera dagar" för att skapa samma tidpost på flera dagar i rad. Du kan välja startdatum och slutdatum, samt bocka i "Hoppa över helger" för att undvika att skapa tider på helgdagar.

Du kan också markera flera dagar direkt i månadsvyn genom att klicka och dra musen över önskade dagar.

Koppla till arbetsorder eller interntid

• Klicka "Koppla tiden till en arbetsorder" för att byta från interntid till arbetstid på en order

• Klicka "Gör om till interntid" för att ta bort kopplingen till en arbetsorder

Månadsvy och veckovy

Kalenderrutnätet

Varje rad i rutnätet visar en utförare. Kolumnerna representerar dagar (månadsvy) eller veckodagar (veckovy). Varje cell visar:

• Rapporterade timmar jämfört med förväntad arbetstid (t.ex. "7,5 / 8")

• Färgkodade staplar som visar fördelningen av tider

• Eventuell övertid eller underskott (t.ex. "+2" eller "-3")

Söndagar och helgdagar visas med röd bakgrund.

Klicka på en dag

• Om dagen har registrerade tider: Ett fönster öppnas med alla tider för den dagen och utföraren. Härifrån kan du redigera befintliga tider eller skapa nya.

• Om dagen är tom: Fönstret för att skapa ny tid öppnas med datum och utförare förifyllda.

Hovra över en dag

När du hovrar över en dag med registrerade tider visas en detaljerad sammanfattning:

• Arbetsordertider: Kundnamn, ordernummer med statusfärg, arbetsplats, tidkod och antal timmar

• Interntid: Tidkod och antal timmar

• Traktamente: Typ, antal och enhet (om tillämpligt)

Utförarlistan

Klicka på en utförares namn för att visa en detaljerad sammanställning av dennes timmar. Sammanställningen visar:

• Arbetstid uppdelad per tidkod

• Interntid uppdelad per tidkod

• Totala timmar

Klicka "Tillbaka till lista" för att återgå till hela vyn.

Sortering

• Sortera utförare: Klicka på sorteringsikonen i utförarkolumnen för att växla mellan A-Ö, Ö-A, kalenderordning och ingen sortering

• Sortera efter timmar: Klicka på sorteringsikonen i kolumnen "Rapporterade timmar" för att sortera efter lägst/högst antal timmar

Söka utförare

Använd sökfältet ovanför utförarlistan för att filtrera efter namn.

Rapporterade timmar och övertid

Kolumnen längst till höger visar varje utförares sammanlagda rapporterade timmar jämfört med förväntad arbetstid för perioden.

• Veckovy: Förväntad arbetstid är 40 timmar

• Månadsvy: Förväntad arbetstid beräknas utifrån antal arbetsdagar i månaden

En cirkeldiagram visar hur stor andel av förväntad tid som är rapporterad. Övertid visas med plustecken (t.ex. "+2") och underskott med minustecken (t.ex. "-4") på respektive dag.

Inställning: Fast arbetstid eller inkludera övertid

Under Inställningar kan du välja hur rapporterade timmar beräknas:

• Fast arbetstid (standard): Jämför alltid mot 40 timmar per vecka. Om du arbetar 42 timmar visas "42/40 timmar".

• Inkludera övertid: Maxvärdet justeras efter faktisk arbetstid. Om du arbetar 42 timmar visas "42/42 timmar (100%)".

Inställningar (månads-/veckovy)

Klicka på kugghjulsikonen för att öppna inställningarna.

Presentation av tider

Välj hur dagcellerna färgkodas:

Max antal arbetstimmar

Startdatum

Välj vilken dag i månaden som ska vara periodens startdatum (1–28). Påverkar hur månadsvyn avgränsas, användbart om löneperioden inte följer kalendermånaden.

Visa/göm utförare

Bocka av utförare du vill dölja från kalendervyn. Dolda utförare räknas inte med i summeringar.

Dagsfönstret

När du klickar på en dag med registrerade tider öppnas ett fönster med detaljerad information.

Tidposter

Alla tider för dagen och utföraren listas i kronologisk ordning. Varje tidpost visar:

• Starttid och sluttid (om klockslag är aktiverat)

• Varaktighet (t.ex. "7 tim 30 min")

• Kopplad arbetsorder med ordernummer och statusfärg, eller "Interntid"

• Tidkod

• Faktureringsikon om tiden är fakturerad

• Anteckning (om det finns)

Om klockslag är aktiverat visas knappar för att skapa tid i luckor mellan befintliga tider.

Sammanställning

Till höger i fönstret visas:

• Rapporterade timmar: Cirkeldiagram med registrerad tid jämfört med förväntad arbetstid, samt tid kvar att rapportera

• Debiterbara timmar: Fördelning mellan debiterbara timmar och interntid (visas för användare med rollen Admin eller Utökad användare)

• Traktamente: Lista med traktamenten för dagen (om tillämpligt)

Summering

Klicka på summeringsikonen i sidhuvudet för att se en sammanställning av de tider som just nu visas i kalendern.

Sammanställningen visar:

• Arbetstid: Timmar per tidkod samt totalt för alla arbetstider

• Interntid: Timmar per tidkod samt totalt för alla interntider

• Totalt: Sammanlagda timmar för perioden

Sammanställningen baseras på aktiva filter och synliga utförare.

Listvy (admin)

Listvyn visar alla tidposter i en filtrerbar tabell. Listvyn är endast tillgänglig för användare med rollen Admin.

Datumintervall

I listvyn väljer du datumintervall med två datumfält ("Från" och "Till") istället för månads-/veckoväljaren.

Funktioner i sidhuvudet

Standardkolumner

Dolda kolumner

Dessa kolumner är dolda som standard men kan aktiveras via Kolumninställningar:

Priskolumner (kräver rätt användarroll)

Priskolumner visas endast för användare med rollen Admin eller Utökad användare:

Filtrering i listvyn

Varje kolumn har ett filterfält:

Alla filter sparas automatiskt och finns kvar nästa gång du besöker sidan.

Behörigheter

Sparade inställningar

Följande inställningar sparas automatiskt mellan sessioner:

• Presentation av tider (enkel, arbetsorderstatus, arbetstidsstatus)

• Max antal arbetstimmar (fast/inkludera övertid)

• Startdatum för perioden

• Dolda utförare

• Sortering av utförare

• Kolumninställningar i listvyn (synliga kolumner, ordning, filter)

Vanliga frågor

Varför skiljer sig debiterbara timmar från mina registrerade timmar?
Det är två helt separata värden som inte behöver stämma överens. Registrerade timmar (tid reg) visar hur mycket du har loggat i tidrapporteringen jämfört med förväntad arbetstid för dagen. Debiterbara timmar är det antal timmar som ska faktureras kunden — det sätts separat och kan justeras manuellt oberoende av vad du registrerat. Det är alltså normalt att de skiljer sig.

Hur registrerar jag en ny tid?
Klicka på "Registrera tid" i sidhuvudet, eller klicka på en tom dag i kalendern. Fyll i tidkod, antal timmar och eventuell anteckning. Du kan också koppla tiden till en arbetsorder.

Hur redigerar jag en befintlig tid?
Klicka på dagen i kalendern för att öppna dagsfönstret. Klicka sedan på redigera-knappen bredvid den tidpost du vill ändra.

Hur skapar jag tid på flera dagar samtidigt?
I fönstret för ny tid, bocka i "Lägg till på flera dagar". Välj startdatum, slutdatum och antal timmar per dag. Du kan välja att hoppa över helger.

Hur filtrerar jag efter en specifik tidkod?
I månads- eller veckovyn, använd rullgardinsmenyn "Tidkoder" i sidhuvudet. Välj den tidkod du vill filtrera på, eller "Alla" för att visa samtliga.

Varför ser jag inte listvyn?
Listvyn är bara tillgänglig för användare med rollen Admin. Kontakta din administratör om du behöver tillgång.

Varför ser jag inte priser i listvyn?
Priskolumner visas endast för användare med rollen Admin eller Utökad användare.

Hur exporterar jag tider till Excel?
Byt till listvyn och klicka på "Exportera vy" i sidhuvudet. Den aktuella tabellvyn med alla aktiva filter exporteras till en Excel-fil.

Hur exporterar jag traktamente?
I listvyn, klicka på "Exportera traktamente" i sidhuvudet. En Excel-fil med traktamentsdata genereras.

Hur skriver jag ut en tidrapport?
Klicka på utskriftsikonen i sidhuvudet (kräver Admin-rollen). Om du har valt en specifik utförare skrivs bara den utförarens tider ut, annars skrivs alla synliga utförares tider ut.

Vad betyder färgerna i kalendern?
Det beror på vald inställning under "Presentation av tider". I enkel vy: grönt = arbetstid, grått = interntid. I status för arbetsorder: färgerna visar orderstatus. I status för arbetstid: rosa = arbetstid, grått = interntid, grönt = fakturerad tid.

Hur ändrar jag vilka utförare som visas?
Klicka på Inställningar (kugghjulsikonen) och bocka av utförare under "Visa/göm utförare".

Vad betyder övertiden som visas på dagarna?
Om du rapporterar fler timmar än den förväntade arbetstiden (normalt 8 timmar) visas överskottet med ett plustecken, t.ex. "+2". Underskott visas med ett minustecken.

Kan jag ändra startdatum för månadsperioden?
Ja, under Inställningar kan du välja startdatum (1–28). Det är användbart om din löneperiod inte börjar den 1:a.

Vad är skillnaden mellan arbetstid och interntid?
Arbetstid kopplas till en arbetsorder och kan debiteras kunden. Interntid är tid som inte kopplas till någon order, till exempel administration eller möten.

Hur ser jag detaljer om en specifik dag?
Klicka på dagen i kalendern. Ett fönster öppnas med alla tidposter, varaktighet, kopplad order och eventuella anteckningar. Till höger visas en sammanställning med cirkeldiagram.

Vad händer med tider kopplade till borttagna arbetsordrar?
Tiderna finns kvar men markeras med en särskild färg som visar att ordern är borttagen.

Hur sorterar jag utförarna i listan?
Klicka på sorteringsikonen i utförarkolumnen. Du kan sortera i bokstavsordning (A-Ö), omvänd bokstavsordning (Ö-A) eller i kalenderordning.

Tips och tricks

• Dra i kalendern: I månadsvyn kan du klicka och dra musen över flera dagar för att snabbt skapa samma tidpost på alla markerade dagar.

• Summering per utförare: Klicka på en utförares namn för att se en detaljerad uppdelning av timmar per tidkod.

• Snabbnavigera: Klicka på "Idag" för att direkt hoppa till den aktuella perioden i kalendern.

• Luckor mellan tider: Om klockslag är aktiverat visas knappar i dagsfönstret för att fylla i luckor mellan registrerade tider.

Behöver du mer hjälp?

Kontakta oss via chatten så hjälper vi dig!