I Mowin förbereder du fakturor direkt från arbetsordrar. Mowin sammanställer arbetstider, resor, material och eventuella fastpriser till ett fakturaunderlag som sedan skickas till ditt ekonomisystem (Fortnox, Spiris eller Visma Administration). Det är ekonomisystemet som skapar den slutgiltiga fakturan och skickar den till kunden. Du kan välja att skapa en slutfaktura eller delfakturera steg för steg.

Video: https://player.vimeo.com/video/1004385542

Förutsättningar

Innan du kan skapa en faktura behöver följande vara på plats:

• Ekonomisystem kopplat - Din organisation måste ha en aktiv koppling till Fortnox, Spiris (Visma eEkonomi) eller Visma Administration. Utan koppling är faktureringsknappen inaktiverad.

• Kund tillagd - Arbetsordern måste ha en kund. Temporära kunder sparas automatiskt till kundregistret vid fakturering.

• Adminroll - Endast användare med rollen Admin kan skapa fakturor.

• Aktivt abonnemang - Fakturering är inte tillgänglig om abonnemanget är inaktivt.

Öppna faktureringsfönstret

Så här öppnar du faktureringsfönstret från en arbetsorder:

1. Öppna arbetsordern

2. Gå till fliken Hem

3. Klicka på Skapa slutfaktura eller Skapa delfaktura

Faktureringsfönstret

Fönstret har två flikar: Allmänt och Fakturautseende. Under fliken Allmänt ser du inställningar till vänster och en förhandsgranskning av fakturan till höger.

Typ av faktura

Välj mellan:

• Ny delfaktura - Fakturera delar av arbetsordern. Arbetsordern förblir aktiv.

• Slutfaktura - Fakturera allt återstående. Alla utförare klarmarkeras och arbetsordern markeras som fakturerad.

OBS: Om arbetsordern har fastpris med flera tillfällen kan du inte välja slutfaktura direkt. Du behöver delfakturera varje tillfälle först.

Delfakturering

När du väljer delfaktura kan du bestämma vilka artiklar som ska ingå på tre sätt:

Allt
Alla ofakturerade artiklar (arbetstider, resor och material) ingår i delfakturan.

Anpassa
Filtrera artiklar efter datumintervall. Du väljer:

• Från-datum och Till-datum

• Kryssrutor för att inkludera eller exkludera Arbetstid, Resor och Material

Varje kategori visar hur många artiklar som ingår av det totala antalet, till exempel "Arbetstid (3/5)".

OBS: Vid fastprisordrar påverkar dessa val inte fakturabeloppet. De styr enbart vilka artiklar som markeras som fakturerade. Se avsnittet Fastpris nedan.

Markerade artiklar
Använd kryssrutor direkt i arbetsorderns flikar för arbetstid, resor och material för att välja exakt vilka rader som ska ingå. Antalet valda rader visas i faktureringsfönstret.

OBS: Om inga artiklar är markerade visas ett meddelande: "Gå tillbaka till arbetsordern och markera önskade artiklar att fakturera."

Fastpris

Om arbetsordern har fastpris aktiverat visas en dropdown där du väljer vilket fastpristillfälle som ska faktureras. Du måste välja ett tillfälle innan du kan gå vidare.

OBS: Fakturabeloppet är alltid det fastpris som satts på tillfället. Det påverkas inte av vilka artiklar som är inkluderade eller exkluderade i delfaktureringsinställningarna.

Vid delfakturering med fastpris kan du använda inställningarna under Anpassa eller Markerade artiklar för att bestämma vilka artiklar som ska tillhöra fakturan och markeras som fakturerade. Detta styr alltså inte priset utan enbart vilka artiklar som kopplas till fakturan. Artiklar som inte inkluderas förblir ofakturerade och kan kopplas till en framtida faktura.

Allmänna inställningar

Er referens
Den referens som ska stå på fakturan. Fältet är ett fritextfält som hämtar sitt värde från arbetsorderns fält Er referens, men du kan skriva in vad som helst eller välja en av orderns kontaktpersoner från listan. Lämnar du fältet tomt föreslås den första fakturakontaktens namn.

Fakturadatum
Datumet som fakturan skapas med. Standardvärde är dagens datum.

Kundtyp
Välj mellan:

• Företag

• Förening

• Privatperson

Kundtypen påverkar vilka ytterligare inställningar som visas. Privatperson ger tillgång till skattereduktioner (rot/rut/grön teknik). Företag och förening ger tillgång till momsinställningar.

Betalningsvillkor
Antal dagar till förfallodatum. Alternativen är 0, 10, 15, 20, 30 eller 60 dagar. Standardvärdet hämtas från kundens inställningar.

Momsinställningar (företag och förening)

Dessa fält visas när kundtypen är Företag eller Förening:

• Omvänd skattskyldighet - Aktivera om kunden hanterar omvänd moms. Momsen visas då som 0 kr på fakturan.

• Momsregistreringsnummer - Krävs vid omvänd skattskyldighet. Formatet ska vara SE + organisationsnummer + 01, till exempel SE555555555501.

Skattereduktion (privatperson)

Dessa inställningar visas när kundtypen är Privatperson. Du väljer typ av skatteavdrag:

• Rot - Renovering, om- och tillbyggnad.

• Rut - Hushållsarbete.

• Grön teknik - Installation av solceller, lagring av egenproducerad el eller laddningspunkt för elfordon.

Adress och boendeform (rot och grön teknik)
Vid rot- eller grön teknik-avdrag behöver du ange:

• Plats - Välj bland kundens sparade adresser (fakturaadress, leveransadress, besöksadress och arbetsplatser från kundkortet). Om adressen du söker inte finns i listan behöver du först lägga till den på kundkortet.

• Boendeform - Hus eller Bostadsrätt

Beroende på boendeform:

Köpare
Minst en person måste läggas till för skattereduktion. Klicka Lägg till person för att lägga till kontaktpersoner. För varje person anges:

• Namn (hämtas från kontaktuppgifter)

• Personnummer (krävs)

• Belopp (SEK) - Beloppet som personen begär avdrag för. Fördelas automatiskt lika mellan alla tillagda personer, men kan justeras manuellt.

Du kan redigera eller ta bort personer med ikonerna på respektive personkort.

Summering

Till höger i fönstret visas en summering av fakturan (synlig för Admin och Utökad användare):

Fakturautseende

Under fliken Fakturautseende kan du anpassa hur fakturan ser ut. Dessa inställningar kan sparas som standardinställningar för din organisation.

Fritext
Lägg till en valfri text som första artikelrad på fakturan. Använd variabeln AONR för att automatiskt infoga arbetsordernumret.

Arbetstid
Välj vad som visas för varje tidrad:

• Visa utförare - Visar vem som utförde arbetet

• Visa datum - Visar datumet

• Visa notering - Visar eventuell notering (Fortnox)

Slå samman rader
Slå ihop rader med identiskt artikelnummer, pris och benämning. Kan aktiveras separat för:

• Arbetstid

• Resor

• Material

Arbetsbeskrivning

• Som fakturatext - Visar arbetsorderns beskrivning som text på fakturan (Fortnox)

• Som artikelrad - Visar beskrivningen som en egen artikelrad

Sortera artiklar
Sortera arbetstider, resor och material var för sig efter:

• Datum, Pris, Totalt pris, Artikelnummer, Artikelbeskrivning, Antal eller Utförare (stigande eller fallande)

Skapa fakturan

När du klickar Skapa slutfaktura eller Skapa delfaktura skickar Mowin fakturaunderlaget till ditt ekonomisystem. Det är ekonomisystemet som skapar den slutgiltiga fakturan med fakturanummer och hanterar utskick till kunden.

Eventuella varningar visas direkt i faktureringsfönstret, bredvid faktureringsknappen. Om det finns blockerande varningar är knappen inaktiverad tills problemen är åtgärdade. Du behöver alltså inte klicka för att upptäcka att något saknas – varningarna visas löpande medan du fyller i uppgifterna.

Bekräftelser
Dessa meddelanden kan visas och kräver ditt godkännande:

• Formulär som inte är klarmarkerade - "Det finns formulär som behöver klarmarkeras innan arbetsordern ska faktureras. Fakturera utan att klarmarkera formuläret?" Du kan välja att fakturera ändå.

• Redan fakturerad - "Arbetsordern är redan fakturerad. Vill du fakturera igen?"

• Temporär kund - "Kunden är en temporär kund. För att skapa en faktura måste kunden först sparas till kundregistret. Vill du spara kunden?" Kunden sparas direkt innan fakturan skapas.

• Rader med Antal 0 - "N rader har Antal 0. Vill du exkludera dem från fakturan?" Visas om underlaget innehåller rader med Antal 0, så att de inte hamnar som nollrader på fakturan. Välj Exkludera för att flagga raderna som ofakturerbara (de tas bort från denna och alla framtida fakturor) eller Inkludera för att skicka dem som de är. Avbryter du dialogen avbryts hela faktureringen. Visas inte vid fastprisordrar, eftersom kunden ändå bara ser fastpriset på fakturan. Om du vid delfakturering med markerade artiklar exkluderar alla valda rader avbryts faktureringen med meddelandet "Inga rader kvar att fakturera efter exkludering."

Varningar på arbetsordern

Varningar visas både på arbetsorderns hemsida och direkt i faktureringsfönstret. Blockerande varningar inaktiverar faktureringsknappen tills problemen är lösta.

Blockerande varningar (inaktiverar faktureringsknappen)

• Arbetsordern saknar kund

• Inga artiklar har lagts till på arbetsordern

• Fastprisrader saknas eller saknar benämning

• Material saknar obligatoriska fält (artikelnummer eller artikelnamn)

• Artikelnummer innehåller tecken som Fortnox inte tillåter, t.ex. mellanslag, osynliga tecken eller specialtecken

• Enhet längre än 4 tecken (gäller Visma Administration, som tillåter högst 4 tecken för enhet på arbetstid, resor och material – fakturan nekas annars av ekonomisystemet)

• Kunden är borttagen och saknar kundnummer

• Husarbete valt för en kund som inte är privatperson

• Obligatoriska signaturer inte inlämnade

• Kontaktperson har ogiltigt personnummer

• Personuppgifter ofullständiga för husarbete (personnummer saknas)

• Adressuppgifter ofullständiga för husarbete (fastighetsbeteckning eller bostadsrättsuppgifter saknas)

• Fastighetsbeteckning saknas (rot/grön teknik, boendeform hus)

• Bostadsrättsföreningens organisationsnummer eller lägenhetsnummer saknas

• Arbetsadress saknas för skattereduktion

• Inga personer tillagda för skattereduktion

• Uppgifter saknas för skattereduktionspersoner (namn, personnummer eller belopp)

Bekräftelse krävs (visas vid fakturering)

• Obligatoriska formulär som inte är klarmarkerade – du kan välja att fakturera ändå

Informativa varningar (blockerar inte fakturering)

• Artiklar med noll eller negativt täckningsbidrag

• Artiklar med lågt täckningsbidrag

• Artiklar med 0 eller negativt antal

• Typ av husarbete inte specificerat för alla artikelrader

• Utförare tillagda som inte har rapporterat tid

• Kontaktperson har ogiltig e-postadress

• Fakturatexten blir längre än Fortnox gräns på 1024 tecken och klipps av vid överföringen (gäller Fortnox med "Dagbok längst ner" påslaget)

Fakturatext för lång (Fortnox)
Om du använder inställningen "Dagbok längst ner" sammanställer Mowin tidernas beskrivningar till en fakturatext längst ner på fakturan. Fortnox tillåter högst 1024 tecken, så om texten blir längre klipps slutet bort vid överföringen. Varningen visar hur många tecken det blir – stäng av "Dagbok längst ner" eller korta tidernas anteckningar för att få med allt.

Varningar från ekonomisystemet
Beroende på vilket ekonomisystem du använder kan specifika varningar visas, till exempel saknat postnummer eller postort i fakturaadressen.

Gå till artikelrad
Varningar som gäller en specifik artikelrad har en "Gå till artikelrad"-länk. Klicka för att hoppa direkt till rätt flik (material, arbetstid eller resor) med rätt rad och kolumn markerad. Visas varningen i faktureringsfönstret stängs fönstret automatiskt så att du landar på rätt rad.

Ta bort osynliga tecken
Om ett artikelnummer endast innehåller osynliga tecken som defekt visas knappen "Ta bort osynliga tecken" på varningen. Klicka för att städa bort tecknen från alla rader som använder artikelnumret. Är artikeln från en egen prislista uppdateras även numret i prislistan så att problemet inte återkommer på nya rader.

Förhandsgranskning

Till höger i fönstret visas en realtidsförhandsgranskning av fakturan. Förhandsgranskningen uppdateras automatiskt när du ändrar inställningar och visar hur fakturan kommer att se ut med aktuella val för:

• Kontaktperson och referens

• Fakturadatum och betalningsvillkor

• Sammanslagna eller separata rader

• Synliga detaljer (utförare, datum, noteringar)

• Fritext och arbetsbeskrivning

• Sorteringsordning

OBS: Förhandsgranskningen visar hur fakturaunderlaget ser ut. Den slutgiltiga fakturan som kunden får skapas av ditt ekonomisystem och kan skilja sig i utseende, till exempel med logotyp och layout från ekonomisystemet.

Vill du spara eller skicka förhandsgranskningen?
Förhandsgranskningen i faktureringsfönstret går inte att ladda ner direkt. Vill du ha ett PDF-underlag av det som ska faktureras – till exempel för att visa eller skicka det till kunden innan du skapar fakturan – använder du Utskrift. Klicka på utskriftsikonen i arbetsorderns sidhuvud, välj utskriftsunderlaget Kvar att fakturera och klicka Skapa PDF. Då får du en nedladdningsbar PDF som motsvarar de rader som återstår att fakturera, utan att någon faktura skapas i ekonomisystemet. Se artikeln Utskrift för detaljer.

Vanliga frågor

Skickar Mowin fakturan direkt till kunden?
Nej. Mowin sammanställer fakturaunderlaget och skickar det till ditt ekonomisystem (Fortnox, Spiris eller Visma Administration). Det är ekonomisystemet som skapar den slutgiltiga fakturan med fakturanummer, logotyp och layout, och som hanterar utskick till kunden.

Vem kan skapa fakturor?
Endast användare med rollen Admin kan skapa fakturor. Dessutom krävs en aktiv koppling till ett ekonomisystem och att arbetsordern har en kund.

Vad är skillnaden mellan delfaktura och slutfaktura?
En delfaktura fakturerar en del av arbetsordern och håller den öppen för fortsatt arbete. En slutfaktura fakturerar allt återstående, klarmarkerar alla utförare och markerar arbetsordern som fakturerad.

Kan jag välja exakt vilka rader som ska ingå i en delfaktura?
Ja. Välj alternativet "Markerade artiklar" och bocka i de rader du vill fakturera direkt i arbetsorderns flikar för arbetstid, resor och material.

Kan jag fakturera en order som redan är fakturerad?
Ja. Du får en bekräftelsefråga om du vill fakturera igen.

Vad händer om kunden är en temporär kund?
Vid fakturering visas en fråga om du vill spara kunden till kundregistret. Kunden sparas direkt innan fakturan skapas.

Hur fungerar rot-avdrag?
Vid rot-avdrag anges fastighetsbeteckning eller bostadsrättsuppgifter, samt minst en köpare med personnummer och belopp. Mowin beräknar avdraget automatiskt.

Adressen jag vill välja som plats för husarbetet finns inte i listan – vad gör jag?
Plats-listan visar bara adresser som är sparade på kundkortet (fakturaadress, leveransadress, besöksadress och arbetsplatser). Om rätt adress saknas behöver du öppna kundkortet, lägga till adressen där och sedan gå tillbaka till faktureringsfönstret. Den nya adressen dyker då upp i listan.

Hur fungerar rut-avdrag?
Vid rut-avdrag behöver du lägga till minst en köpare med personnummer och belopp.

Hur fungerar grön teknik-avdrag?
Vid grön teknik-avdrag behöver du lägga till minst en köpare med personnummer och belopp. Grön teknik omfattar solceller, lagring av egenproducerad el och laddningspunkter för elfordon.

Behöver jag ange fastighetsbeteckning för rut-avdrag?
Nej, fastighetsbeteckning och boendeform krävs bara för rot och grön teknik.

Kan jag fördela skattereduktionen på flera personer?
Ja. Lägg till flera personer under Köpare. Beloppet fördelas automatiskt lika men du kan justera beloppet manuellt för varje person.

Vad är omvänd skattskyldighet?
Omvänd skattskyldighet innebär att köparen istället för säljaren redovisar momsen. Aktivera detta under momsinställningarna för företags- eller föreningskunder. Momsregistreringsnummer krävs.

Varför kan jag inte klicka på faktureringsknappen?
Knappen är inaktiverad när det finns blockerande varningar. Vanliga orsaker: ekonomisystem saknas, kund saknas, obligatoriska fält för skattereduktion inte är ifyllda (fastighetsbeteckning, personnummer, arbetsadress, köpare), material saknar artikelnummer eller artikelnamn, obligatoriska signaturer inte är inlämnade, kontaktperson har ogiltigt personnummer, fastpristillfälle inte är valt (vid fastpris), inga artiklar är markerade (vid markerade artiklar), eller abonnemanget är inaktivt. Varningarna visas direkt i faktureringsfönstret så att du kan se exakt vad som behöver åtgärdas.

Varför ändras inte priset när jag bockar ur artiklar vid delfakturering av en fastprisorder?
Vid fastprisordrar är fakturabeloppet alltid det fastpris som satts på tillfället. Kryssrutorna under Anpassa styr vilka artiklar som kopplas till fakturan och markeras som fakturerade, men de påverkar inte priset. Om du vill fakturera en del av arbetet separat, skapa flera fastpristillfällen med olika belopp på arbetsordern.

Kan jag ändra betalningsvillkor per faktura?
Ja. Standardvärdet hämtas från kundens inställningar men du kan ändra det i faktureringsfönstret för den aktuella fakturan.

Kan jag ändra fakturautseendet per faktura?
Ja. Inställningarna under fliken Fakturautseende kan justeras per faktura. Du kan också spara ändringarna som nya standardinställningar för din organisation.

Kan jag ladda ner eller spara förhandsgranskningen av fakturan som PDF?
Förhandsgranskningen i själva faktureringsfönstret går inte att ladda ner. Vill du ha ett PDF-underlag av det som ska faktureras använder du Utskrift: klicka på utskriftsikonen i arbetsorderns sidhuvud, välj utskriftsunderlaget Kvar att fakturera och klicka Skapa PDF. Dokumentet öppnas i en ny flik där du kan ladda ner eller skriva ut det.

Kan jag skicka en förhandsgranskning av fakturan till kunden innan jag skapar slutfakturan?
Ja. Skapa ett PDF-underlag via Utskrift med utskriftsunderlaget Kvar att fakturera och skicka det till kunden. Det visar vad som kommer att faktureras utan att någon faktura skapas i ekonomisystemet. När kunden har godkänt skapar du slutfakturan på vanligt sätt från faktureringsfönstret.

Var ser jag mina skapade fakturor?
Skapade fakturor visas under fliken Fakturor i arbetsordern (synlig för Admin). Där ser du fakturanummer, status, belopp och synkstatus mot ekonomisystemet. Den fullständiga fakturan hittar du i ditt ekonomisystem.

Kan jag makulera en faktura?
Ja. Under fliken Fakturor i arbetsordern kan du makulera en faktura. Fakturan makuleras i ekonomisystemet och arbetsordern återgår till föregående status.

Vad händer om jag har obligatoriska formulär som inte är klarmarkerade?
Du får en fråga om du vill fakturera ändå. Du kan välja att fortsätta eller gå tillbaka och klarmarkera formulären först. Formulär blockerar alltså inte faktureringsknappen, men du behöver bekräfta ditt val.

Vad händer om obligatoriska signaturer saknas?
Faktureringsknappen är inaktiverad tills alla obligatoriska signaturer är inlämnade. Du behöver gå tillbaka till arbetsordern och se till att signaturerna lämnas in.

Varför får jag en fråga om att exkludera rader med Antal 0?
Om arbetsordern har rader med Antal 0 frågar Mowin om du vill exkludera dem innan fakturan skickas. Det är ett skydd mot att tomma rader hamnar som nollrader hos kunden av misstag. Välj Exkludera för att flagga raderna som ofakturerbara – de tas bort från denna och alla framtida fakturor. Välj Inkludera om du vill behålla dem på fakturan ändå. Vid fastprisordrar visas frågan inte, eftersom fakturan endast visar fastpriset.

Varför visas varningar i faktureringsfönstret?
Varningar visas direkt i faktureringsfönstret bredvid faktureringsknappen så att du omedelbart ser om något saknas. Blockerande varningar inaktiverar knappen tills problemen är åtgärdade. Informativa varningar visas som information men blockerar inte fakturering.

Tips och tricks

• Spara tid med standardinställningar - Anpassa fakturautseendet en gång under fliken Fakturautseende och spara som standard. Då slipper du ändra inställningarna för varje faktura.

• Använd AONR i fritext - Skriv till exempel "Arbetsorder AONR" i fritextfältet så ersätts AONR automatiskt med arbetsordernumret.

• Förhandsgranska innan du skapar - Kontrollera alltid förhandsgranskningen till höger i fönstret innan du skapar fakturan.

• Kontrollera kunduppgifter - Se till att kundens fakturadress, e-post och betalningsvillkor är korrekta innan du fakturerar.

• Plats för husarbete - Om arbetet utfördes på en annan adress än kundens fakturaadress, kontrollera att rätt adress finns sparad på kundkortet innan du skapar fakturan. Annars syns den inte i Plats-listan under Skattereduktion.

• Åtgärda varningar direkt - Varningar i faktureringsfönstret visar exakt vad som saknas. Åtgärda dem innan du skapar fakturan för att undvika problem.

Behöver du mer hjälp?

Kontakta oss via chatten här nere till höger.