Med utskriftsfunktionen skapar du professionella PDF-dokument av dina arbetsordrar och offerter. Du kan anpassa dokumentets utseende med mallar, välja vilka uppgifter som ska visas och förhandsgranska resultatet innan du genererar PDF:en.

:::video :::

Öppna utskriftsfönstret

Du öppnar utskriftsfönstret genom att klicka på utskriftsikonen i arbetsorderns eller offertens sidhuvud. Fönstret är uppdelat i två delar:

• Vänster sida – Mallinställningar, kunduppgifter och utskriftsalternativ

• Höger sida – Förhandsgranskning av dokumentet i realtid

Förhandsgranskningen uppdateras automatiskt när du ändrar inställningar.

Mallar

Utskriftsmallar styr vilka uppgifter som visas i dokumentet och hur de presenteras. Du kan skapa separata mallar för arbetsordrar och offerter.

Välj mall
Överst i vänster sida väljer du vilken mall som ska användas i listrutan Välj mall. Systemet kommer ihåg ditt senaste mallval.

Skapa ny mall
Klicka på Skapa ny mall för att skapa en ny utskriftsmall. Mallen skapas automatiskt med standardinställningar och inställningsfönstret öppnas.

Redigera mall
Klicka på Redigera mall (visas under mallväljaren när en mall är vald) för att öppna inställningsfönstret för den aktuella mallen.

Tips: Till höger om inställningarna ser du alltid en förhandsgranskning som uppdateras direkt när du gör ändringar. Våga testa klicka på alla inställningar och se vad som händer – det är det bästa sättet att lära sig. Du kan alltid radera testmallen och skapa en ny.

Kunduppgifter

Om arbetsorden är kopplad till en kund visas kundens uppgifter som referens:

Inställningar

Utskriftsunderlag
Välj vilka artikelrader som ska ingå i utskriften. Detta alternativ visas bara för arbetsordrar (inte offerter).

När du väljer Tidigare faktura visas en extra listruta där du väljer vilken faktura som ska användas.

Tips – förhandsgranska fakturan innan du fakturerar: Vill du visa eller skicka kunden ett underlag på vad som kommer att faktureras, innan du skapar slutfakturan? Välj utskriftsunderlaget Kvar att fakturera och klicka Skapa PDF. Då får du en nedladdningsbar PDF av exakt de rader som återstår att fakturera – utan att någon faktura skapas i ekonomisystemet. Det här är samma sak som en nedladdningsbar förhandsgranskning av fakturan.

Utskriftsdatum
Ange det datum som ska visas på dokumentet. Standardvärde är dagens datum.

Leveransadress / Arbetsplats
Visas om mallen har leveransadress aktiverad. Välj bland arbetsplatsadresser kopplade till ordern, leveransadresser eller konfigurerade arbetsplatser.

Fakturaadress
Visas om mallen har fakturaadress aktiverad. Välj bland kundens fakturaadresser.

Er referens
Visas om mallen har er referens aktiverad. Välj en kontaktperson från kundregistret.

Vår referens
Visas om mallen har vår referens aktiverad. Välj en användare i organisationen. Standardvärdet är den inloggade användaren.

Husarbete
Har arbetsorden en skattereduktionstyp (rot, rut eller grön teknik) räknas skattereduktionen med automatiskt i prissammanställningen, baserat på de personer du lagt till i Skattereduktion-fönstret. Du behöver inte längre ange antal personer vid utskrift.

OBS: Skattereduktionen syns redan i offertvyn (i summerings-panelen till höger på offerten) när allt är korrekt ifyllt – du behöver inte skapa PDF för att se beloppet. PDF:en visar samma belopp i prissammanställningen. Om beloppet visar 0,00 i offertvyn är något fel ifyllt – se artikeln om husarbete (rot, rut och grön teknik) för felsökning.

Skapa PDF

Klicka på knappen Skapa PDF längst upp i fönstret för att generera dokumentet. PDF:en öppnas i en ny flik i webbläsaren där du kan ladda ner eller skriva ut den.

Mallinställningar

I mallinställningarna anpassar du mallens utseende och innehåll. Fönstret öppnas genom att klicka på Redigera mall.

Mallinformation

Rollalternativen för Synlig för är:

OBS: Om du gör en mall som visar priser och låter Utförare använda den, kan personer som normalt inte ser priser i Mowin se dem i utskriften.

Övre sektion

Adresser
Aktivera eller inaktivera vilka adresser som ska visas:

• Leveransadress / arbetsplats

• Fakturaadress

Referenser och ordernummer
Aktivera eller inaktivera vilka referenser som ska visas:

• Er referens – Visar namn, telefon och e-post för angiven kontaktperson

• Ert ordernummer – Hämtar data från fältet "Ert ordernummer" i arbetsordern

• Kundnummer – Visar kundens unika kundnummer

• Vår referens – Möjlighet att ange en användare från ditt företag som referens

• Vårt ordernummer – Visar arbetsorderns eller offertens nummer

Betalning

• Betalningsvillkor – Visar betalningsvillkor som ställs in på kundkortet

• Förfallodatum – Beräknas automatiskt som utskriftsdatum plus betalningsvillkor. Visas endast för arbetsordrar.

Giltighet (endast offerter)

På offerter visas inte Förfallodatum. Istället kan du visa offertens giltighetsdatum:

• Giltig till – Visar raden "Offert giltig till" med offertens giltighetsdatum på utskriften. På nya offertmallar är detta aktiverat som standard. Datumet anger du på offerten i fältet Giltig till. Alternativet finns bara för offertmallar.

Artikelrader

Välj vilka typer av artikelrader som ska visas och i vilken ordning. Du kan dra och släppa för att ändra ordningen.

För varje artikeltyp kan du:

• Aktivera/inaktivera – Visa eller dölj artikeltypen

• Sortering – Välj hur raderna ska sorteras

• Slå samman – Slå ihop artiklar med samma artikelnummer, datum, utförare, enhet och pris till en rad (gäller arbetstid, resor och material)

Tillgängliga sorteringsalternativ:

• Artikelnummer (stigande/fallande)

• Antal (stigande/fallande)

• Enhet (stigande/fallande)

• Pris (stigande/fallande)

• Rabatt (stigande/fallande)

• Summa (stigande/fallande)

• Utförare (stigande/fallande)

• Datum (stigande/fallande)

• Benämning (stigande/fallande)

Tips: Om du vill bestämma ordningen på artikelraderna helt själv kan du sätta olika datum på dem och sedan välja att sortera på datum i mallen. Datumkolumnen behöver inte vara synlig för att sorteringen ska fungera.

Tips: Om du vill slå ihop allt material, tid och resa till en rad även om de inte är exakt likadana kan du göra ordern till ett fastpris och skapa ett fastpristillfälle.

Fastpris – flera fastpristillfällen
Har ordern mer än ett fastpristillfälle skrivs varje tillfälles Beskrivning ut som en egen rad ovanför just det tillfällets fastprisrader. Då syns det var ett tillfälle slutar och nästa börjar, även när flera tillfällen har rader med samma benämning. Det är samma text som visas på fakturan.

• Är Beskrivning tom skrivs ingen rad ut för det tillfället.

• Intern titel skrivs aldrig ut, den är bara till för er internt.

• Raden skrivs ut i kolumnen Benämning, så har du dolt den kolumnen i mallen skrivs beskrivningen inte ut.

Arbetstid – ytterligare inställningar
När arbetstid är aktiverad som artikeltyp kan du välja att visa:

• Utförare

• Datum

• Notering

Artikelkolumner

Välj vilka kolumner som ska visas i artikeltabellen och i vilken ordning. Du kan dra och släppa för att ändra kolumnernas ordning.

OBS: Priskolumner (à-pris, rabatt, summa) visas bara för användare med rollen Admin eller Utförare (ser priser).

Rabatt visas när en rad har rabatt. À-pris är det ordinarie priset per enhet, alltså priset före rabatt, och Summa är radens belopp efter rabatt. För att kunden ska kunna räkna ihop raden visas Rabatt-kolumnen automatiskt så snart någon rad på dokumentet har en rabatt, även om du har dolt kolumnen i mallen. Det gäller så länge dokumentet visar priser: har du dolt både À-pris och Summa, eller är ordern ett fastpris där artikelpriserna inte skrivs ut, följer kolumnen din mallinställning. Har ingen rad rabatt gör den också det. Samma uppställning används på fakturan från ekonomisystemet, så utskriften och fakturan visar samma à-pris för samma rad.

På arbetstid och resor finns ingen rabatt att lagra på raden, så där visas aldrig någon rabatt. Har kunden ett eget pris upplagt under Kundpriser är det priset radens à-pris, och rabattrutan lämnas tom. Rabatt förekommer alltså bara på materialrader.

Sektioner

Välj vilka av sektionerna som ska visas i dokumentet och i vilken ordning. Du kan dra och släppa för att ändra ordningen.

OBS: De fem sektionerna är hela uppsättningen. Du kan flytta dem och visa eller dölja dem, men inte lägga till nya, dubblera en sektion eller ta bort någon ur listan. Varje sektion finns en gång per mall, och Fritext är ett enda textfält – det finns ingen Fritext 2. På offerter heter beskrivningssektionen Beskrivning i stället för Arbetsbeskrivning.

Vill du ha egen text både före och efter artikelraderna? Använd Arbetsbeskrivning som det övre textblocket och Fritext som det nedre, och dra sektionerna i ordningen Arbetsbeskrivning, Artikelrader, Fritext. Artikelraderna kan inte placeras inuti ett textblock.

Fritext med variabler

I fritextfältet kan du skriva egen text som visas i dokumentet. Texten stöder formatering med markdown.

Klicka på Infoga variabel under fritextfältet för att välja en variabel ur listan. Den läggs in där markören står, så du slipper skriva den för hand. Variablerna ersätts automatiskt med rätt värden i utskriften:

Se även vår guide om anpassningsbara texter vid utskrift för fler förklaringar och exempel.

Summering av priser

Prissammanställningen visar:

• Exklusive moms

• Moms

• Totalt

• Skattereduktion (visas om ordern har rot, rut eller grön teknik)

• Att betala

Dokumentets sidfot

Sidfoten visas på varje sida i det utskrivna dokumentet och innehåller organisationens uppgifter:

• Adress

• Telefon

• E-post

• Bankgiro / Plusgiro

• Organisationsnummer

• Momsregistreringsnummer

Dessa uppgifter hämtas från organisationens inställningar i Mowin och gäller bara Mowins egna utskrifter. Fakturan som ekonomisystemet utfärdar hämtar samma uppgifter från företagsinställningarna där.

Behörigheter

Sparade inställningar

• Ditt senaste mallval sparas och återställs automatiskt

• Alla mallinställningar sparas direkt när du ändrar dem – du behöver inte leta efter någon spara-knapp

Skapa en dagbok som PDF – endast tidrapportering

Vill du skapa en dagbok som PDF där endast den rapporterade tiden med noteringar visas, utan arbetsbeskrivning, artiklar eller priser? Då gör du så här:

1. Gå till Skapa PDF
Öppna arbetsordern och klicka på Skapa PDF.

2. Skapa eller redigera en mall
Klicka på Skapa ny mall eller redigera en befintlig mall.

3. Välj sektioner
Scrolla ner till Sektioner och gör följande:

• Avaktivera Arbetsbeskrivning

• Aktivera Tidrapportering

• Avaktivera Artikelrader

• Avaktivera Fritext

• Avaktivera Summering av priser

Det innebär att PDF:en endast visar den separata tidrapporteringen – inget annat.

4. Avaktivera alla andra val
Det enda som behöver vara aktiverat är Tidrapportering – avaktivera alla andra rader.

5. Spara mallen
Döp mallen till exempelvis Dagbok – endast tidrapportering.

Vanliga frågor

Hur skapar jag en PDF av min arbetsorder?
Öppna arbetsorden, klicka på utskriftsikonen i sidhuvudet. Välj en mall och klicka på Skapa PDF. Dokumentet öppnas i en ny flik.

Hur skapar jag en PDF av min offert?
Det fungerar likadant som för arbetsordrar. Öppna offerten, klicka på utskriftsikonen och välj en mall. Skillnaden är att offerter inte har alternativet att välja utskriftsunderlag (fakturerat/ofakturerat).

Hur visar jag offertens giltighetsdatum på utskriften?
På nya offertmallar visas offertens giltighetsdatum ("Offert giltig till") som standard. Du styr det med Giltig till under Giltighet i mallinställningarna, där du också kan dölja det. Alternativet finns bara för offerter – på offerter visas inte Förfallodatum. Du kan också infoga datumet i fritext med variabeln #{{giltig_till}}.

Hur skapar jag en ny utskriftsmall?
I utskriftsfönstret klickar du på Skapa ny mall. En ny mall skapas med standardinställningar och inställningsfönstret öppnas automatiskt.

Kan jag ändra ordningen på sektionerna i utskriften?
Ja, i mallinställningarna under Sektioner kan du dra och släppa sektionerna i den ordning du vill.

Kan jag lägga till en sektion, eller ha två fritextfält?
Nej. De fem sektionerna under Sektioner är hela uppsättningen och går bara att flytta, visa eller dölja – det finns ingen knapp för att lägga till en sektion, och Fritext är ett enda textfält per mall. Behöver du egen text både före och efter artikelraderna skriver du den övre texten i Arbetsbeskrivning på arbetsordern och den nedre i Fritext, och drar sektionerna i den ordningen.

Visar À-pris priset före eller efter rabatt?
Före rabatt. À-pris är det ordinarie priset per enhet, Rabatt visar rabatten i procent och Summa är radens belopp efter rabatt. Kunden kan alltså se både ordinarie pris och rabatt på utskriften, precis som på fakturan från ekonomisystemet.

Varför visas Rabatt-kolumnen fast jag har dolt den i mallen?
Rabatt-kolumnen visas automatiskt så snart någon rad på dokumentet har en rabatt, eftersom À-pris gånger Antal annars inte stämmer med Summa. Har ingen rad rabatt, eller skriver dokumentet inte ut några priser alls, följer kolumnen din mallinställning.

Varför står det ingen rabatt på en materialrad som har rabatt i appen?
Om utpriset på raden har skrivits in för hand stämmer det inte längre med à-pris och rabatt i procent. Då skriver Mowin ut det pris som faktiskt debiteras som à-pris och lämnar rabattrutan tom, så att raden går ihop. Fakturan från ekonomisystemet gör likadant.

Kan jag ändra ordningen på artikelkolumnerna?
Ja, i mallinställningarna under Artikelkolumner kan du dra och släppa kolumnerna i valfri ordning.

Kan jag dölja priser i utskriften?
Priskolumner visas automatiskt baserat på din användarroll. Användare med rollen Admin eller Utförare (ser priser) ser priser. Utförare ser aldrig priser i utskriften.

Vad gör "Slå samman"?
Slå samman kombinerar artiklar med samma artikelnummer, datum, utförare, enhet och pris till en enda rad. Det gör utskriften mer kompakt och lättöverskådlig.

Vad är utskriftsunderlag?
Utskriftsunderlag styr vilka artikelrader som ingår i utskriften. Du kan välja att skriva ut alla rader, bara fakturerade, bara ofakturerade eller rader från en specifik faktura. Alternativet visas bara för arbetsordrar, inte offerter.

Kan jag skapa en förhandsgranskning av fakturan som PDF att skicka till kunden innan jag fakturerar?
Ja. Öppna Utskrift via utskriftsikonen i arbetsorderns sidhuvud, välj utskriftsunderlaget Kvar att fakturera och klicka Skapa PDF. Du får då ett PDF-underlag av de rader som återstår att fakturera, som du kan ladda ner och skicka till kunden. Ingen faktura skapas i ekonomisystemet förrän du gör det från faktureringsfönstret. Förhandsgranskningen inne i faktureringsfönstret går däremot inte att ladda ner – använd Utskrift när du vill ha en sparbar PDF.

Hur ändrar jag utskriftsdatum?
I inställningssektionen finns fältet Utskriftsdatum där du kan välja valfritt datum. Standardvärdet är dagens datum.

Hur fungerar fritext med variabler?
I mallinställningarna kan du skriva egen text i fritextfältet. Variabler som #{{kundnamn}} ersätts automatiskt med rätt värden i utskriften. Klicka på Infoga variabel under fritextfältet så ser du alla variabler som finns, grupperade efter vad de gäller, och den du väljer läggs in där markören står.

Vad är öresutjämning?
Öresutjämning avrundar totalbeloppet till närmaste hela krona. 01–49 ören avrundas nedåt och 50–99 ören avrundas uppåt. Du aktiverar det i mallinställningarna under Summering av priser.

Vem kan skapa och redigera utskriftsmallar?
Bara användare med Admin-rollen kan skapa, redigera och radera mallar. Övriga användare kan bara använda mallar som administratören har gjort tillgängliga för deras roll.

Hur styr jag vem som ser en mall?
I mallinställningarna under Synlig för väljer du vilka användarroller som ska kunna använda mallen. Administratörer har alltid tillgång till alla mallar.

Vad visar förhandsgranskningen?
Förhandsgranskningen till höger i fönstret visar exakt hur dokumentet kommer att se ut. Den uppdateras automatiskt när du ändrar inställningar.

Var hämtas sidfotens uppgifter?
Sidfoten innehåller organisationens kontakt- och bankuppgifter. Dessa hanteras under organisationens inställningar.

Kan jag inkludera skattereduktion i utskriften?
Ja, om arbetsorden har en skattereduktionstyp (rot, rut eller grön teknik) visas skattereduktionen automatiskt i prissammanställningen, baserat på de personer du lagt till i Skattereduktion-fönstret. Observera att skattereduktionen även syns direkt i offertvyn (summerings-panelen till höger) – du behöver inte skapa PDF för att kontrollera beloppet.

Hur sorterar jag artikelraderna?
I mallinställningarna under Artikelrader väljer du sorteringsordning för varje artikeltyp. Du kan sortera på artikelnummer, antal, enhet, pris, datum med mera.

Jag tog bort en mall av misstag, kan jag få tillbaka den?
Ja, kontakta supporten via chatten så återställer vi mallen åt dig.

Kan jag använda samma mall för arbetsordrar och offerter?
Nej, mallar skapas separat för arbetsordrar och offerter. När du skapar en mall från en arbetsorder blir den en ordermall, och från en offert blir den en offertmall.

Tips och tricks

Tips: Skapa separata mallar för olika ändamål, till exempel en detaljerad mall med alla artikelrader och en förenklad mall med bara prissammanställningen. Vanliga användningsområden är dagbok, orderbekräftelse och prisförslag.

Tips: Använd fritextvariabler för att automatiskt fylla i kunduppgifter, priser och adresser i dina egna texter.

Tips: Aktivera Slå samman för att göra utskriften mer kompakt när du har många likadana artikelrader.

Tips: Kontrollera förhandsgranskningen innan du skapar PDF:en – den visar exakt hur dokumentet kommer att se ut.

Tips: Om du vill slå ihop allt material, tid och resa till en rad även om de inte är exakt likadana kan du göra ordern till ett fastpris och skapa ett fastpristillfälle.

Behöver du mer hjälp?

Kontakta oss via chatten här nere till höger så hjälper vi dig.