När Mowin är integrerat med Bokio hanterar du kopplingen och kundnummerserien under Admin, Organisationsinställningar, fliken Ekonomisystem. Mowin skapar fakturorna som utkast i Bokio, och du bokför och skickar dem själv därifrån.

Sidöversikt

Sidan är uppdelad i tre block:

Blocket Standardvärden visas först när en integration finns.

OBS: Bokio har färre inställningar i Mowin än Fortnox och Spiris. Du väljer varken standardkonton eller vilket av Mowins e-postfält som ska synkas till kunden. Bokio använder sina egna kontoinställningar.

Innan du kopplar

• Ett Bokio-konto vars abonnemang har API-åtkomst. Saknas det lägger du till tillägget Integrationer i Bokio, eller uppgraderar abonnemanget.

• Rollen Admin i Mowin.

• Har du redan kunder i Mowin hämtas kundregistret från Bokio inte in. Läs avsnittet Kunder innan du kopplar.

Integration

I integrationsrutan ser du Bokio-kopplingen:

Längst till höger på raden finns en länk för att skapa eller förnya integrationen, och en röd papperskorgsikon för att koppla bort Bokio.

Integrationsstatus

• Aktiv – kopplingen fungerar och Mowin kan kommunicera med Bokio

• Inaktiv – kopplingen har upphört att fungera och behöver förnyas

Skapa integration
Om ingen integration finns visas ett kort per ekonomisystem. Klicka på Bokio så öppnas ett nytt fönster där du loggar in i Bokio, väljer vilket företag kopplingen ska gälla och godkänner behörigheterna. Mowin kontrollerar sedan att behörigheterna räcker och visar Kunder, Fakturor och Kreditfakturor med varsin grön bock. När det står "Alla behörigheter verifierade" och "Integrationen är klar" kan du stänga fliken och gå tillbaka till Mowin.

Behörigheter Mowin begär
Mowin ber om att få läsa och skriva kunder, fakturor och kreditfakturor. Kreditfakturor behövs för att du ska kunna makulera en faktura du redan bokfört i Bokio, så godkänn även den behörigheten även om du inte tror att du kommer använda den.

Förnya integration
Om integrationsstatusen visar Inaktiv, klicka på Förnya integration. Du loggar in hos Bokio och godkänner kopplingen på nytt.

Ta bort integration
Klicka på papperskorgsikonen för att koppla bort Bokio. Du får en bekräftelsefråga innan integrationen tas bort.

OBS: Kopplingen tas bara bort i Mowin. Vill du även dra tillbaka Mowins åtkomst tar du bort den bland de anslutna integrationerna i Bokio.

OBS: Under tiden kunder synkas mellan Mowin och Bokio visas texten "Dina kunder synkas.." och du kan varken förnya eller ta bort integrationen.

Kundnummerserie

Fältet Nästa kundnummer visar vilket nummer nästa kund som skapas i Mowin kommer att tilldelas.

• Numret ökar automatiskt för varje ny kund

• Du kan ändra numret manuellt om du vill byta nummerserie

• Numret måste vara ett positivt heltal

När kundregistret hämtas in från Bokio sätter Mowin serien så att nästa kund fortsätter efter det högsta kundnummer som redan finns i Bokio.

OBS: Bokio kräver att kundnumret är unikt. Krockar numret med en kund som redan finns i Bokio nekas synkningen av den kunden.

Standard för typ av husarbete

Här ställer du in vilka kategorier som automatiskt används på arbetsordrar med husavdrag. Inställningarna är uppdelade per avdragstyp, och varje avdragstyp har tre fält:

Kategorier för rot
Bygg, El, Glas/plåt, Mark/dränering, Murning, Målning/tapetsering, VVS, Övrig kostnad.

Kategorier för rut
Tillsyn av bostad, Möblering, Transporttjänster, Tvätt och vård av kläder, Reparation av vitvaror, Flyttjänster, IT-tjänster, Städning, Kläd- och textilvård, Snöskottning, Trädgårdsarbete, Barnpassning, Personlig omsorg, Övrig kostnad.

OBS: Fälten för grön teknik visas också, men Bokio har inget stöd för grön teknik. Läs avsnittet Grön teknik.

OBS: Murning finns inte som egen kategori i Bokio. Rader med Murning skickas dit som Bygg.

Automatisk sparning

Alla ändringar sparas automatiskt. Det finns ingen spara-knapp.

Kunder

Hämta kunder från Bokio
Första gången kopplingen skapas hämtar Mowin in hela kundregistret från Bokio, inklusive kundnumren. Det sker bara om Mowin ännu inte har några kunder. Har du redan lagt upp kunder i Mowin hämtas ingenting, och de två registren fortsätter var för sig tills du skapar eller ändrar en kund i Mowin.

Kunder du skapar i Mowin
Kunder du skapar eller ändrar i Mowin skrivs vidare till Bokio automatiskt. Saknas kunden i Bokio när en faktura ska skickas skapar Mowin den först, så fakturan inte fastnar.

OBS: Mowin känner igen en kund i Bokio på organisationsnummer, namn och kundnummer. Byter du namn på en kund som saknar organisationsnummer kan just den ändringen därför stanna i Mowin, medan till exempel en adressändring på samma kund går igenom.

OBS: Tar du bort en kund i Mowin ligger kunden kvar i Bokio. Mowin raderar aldrig en kund i Bokio.

OBS: Uppgifter för rot och rut, som fastighetsbeteckning, lagras inte på kunden i Bokio. De följer med på fakturan i stället.

Fakturor

Mowin skapar fakturan som ett utkast i Bokio. Mowin bokför den inte och skickar den inte till kunden.

Så gör du klart fakturan

1. Öppna fakturautkastet i Bokio

2. Kontrollera uppgifterna

3. Bokför fakturan och skicka den till kunden från Bokio

Fakturanummer
Fakturanumret sätts av Bokio först när du bokför fakturan där, och Mowin får aldrig veta vilket det blev. Därför visar Mowin inget fakturanummer för en Bokio-faktura:

• I listorna för Tid, Resor och Material står det Fakturerad i kolumnen Fakturanr

• På arbetsorderns fakturakort står det ett streck i stället för ett nummer

• Kolumnen Fakturanr visas inte alls i fakturahistoriken

OBS: Det finns ingen länk från Mowin till fakturan i Bokio. Du söker upp den i Bokio.

Så ser fakturan ut i Bokio

• Rabatter räknas in i à-priset. Bokio har ingen rabattkolumn, så kunden ser det redan rabatterade priset.

• Artikelnummer följer inte med. Raderna visar beskrivningen.

• Vår referens följer inte med.

• Konton väljer Bokio utifrån dina inställningar där. Undantaget är omvänd byggmoms, där Mowin anger organisationens konto för omvänd moms.

• Förfallodatum räknas ut från betalningsvillkoren i Mowin. Saknas villkor använder Bokio sina egna.

Synkstatus

Medan fakturan är på väg till Bokio visar Mowin hur det går i kolumnen Synkstatus:

OBS: Klar betyder att utkastet finns i Bokio, inte att fakturan är bokförd eller skickad. Det gör du själv i Bokio.

Rot och rut

Rot och rut följer med till fakturan i Bokio, både avdragstypen och kategorin per rad.

OBS: Antalet arbetade timmar följer inte med. Bokio har inget fält för arbetade timmar, och uppgiften krävs i ansökan till Skatteverket. Fyll i timmarna i Bokio innan du skickar ansökan.

OBS: Bokio räknar inte om avdraget. Beloppet Mowin skickar är det som gäller, till skillnad från Fortnox och Spiris som justerar ett belopp som ligger fel. Kontrollera beloppet innan du bokför fakturan.

Grön teknik

Bokio har inget stöd för grön teknik.

En arbetsorder med grön teknik går igenom utan varning i Mowin, men fakturan i Bokio skapas utan avdrag: raderna faktureras till fullt pris och det går inte att ansöka om grön teknik på den fakturan. Prissammanställningen i Mowin visar fortfarande avdraget, så beloppen skiljer sig åt mellan Mowin och Bokio.

OBS: Arbetar du regelbundet med solceller, ellagring eller laddningspunkter är Bokio inte rätt ekonomisystem för din organisation.

Makulera en faktura

Klicka på fakturan på arbetsorderns fakturakort och välj Makulera. Vad som händer i Bokio beror på om du hunnit bokföra fakturan:

Arbetsordern går tillbaka till föregående status, så att du kan ändra och fakturera om.

OBS: Bara den senaste fakturan kan makuleras. På äldre fakturor står det "Endast den senaste fakturan kan makuleras".

OBS: Kreditfakturan skapas alltid på hela beloppet. Vill du kreditera en del av fakturan gör du det i Bokio.

OBS: Misslyckas makuleringen mot Bokio är fakturan ändå makulerad i Mowin. Kontrollera i Bokio att utkastet verkligen är borttaget, eller att kreditfakturan finns.

Om något går fel

När kopplingen inte blir klar
Misslyckas godkännandet visar Mowin "Någonting gick fel" och ber dig stänga fliken och försöka igen. De vanligaste orsakerna är:

• Abonnemanget i Bokio saknar API-åtkomst. Lägg till tillägget Integrationer i Bokio, eller uppgradera abonnemanget, och koppla sedan om.

• Du dröjde för länge i Bokios fönster, eller laddade om sidan du kom tillbaka till. Starta kopplingen igen från Mowin.

• Någon av behörigheterna godkändes inte. Koppla om och godkänn alla tre.

Fungerar det ändå inte, kontakta oss i chatten.

När en faktura inte kommer fram
Meddelandet står på fakturan i Mowin:

Behörighet

Fliken Ekonomisystem finns under Organisationsinställningar och kräver rollen Admin. Övriga användarroller har inte tillgång till dessa inställningar.

Vanliga frågor

Hur kopplar jag Mowin till Bokio?
Gå till Admin, Organisationsinställningar, fliken Ekonomisystem. Om ingen integration finns ännu visas ett kort per ekonomisystem. Klicka på Bokio så öppnas ett nytt fönster där du loggar in, väljer företag och godkänner behörigheterna.

Vilket Bokio-abonnemang behöver jag?
Ett abonnemang med API-åtkomst. Saknas det går kopplingen inte att skapa. Lägg till tillägget Integrationer i Bokio, eller uppgradera abonnemanget, och koppla sedan om.

Vilka behörigheter ber Mowin om i Bokio?
Att läsa och skriva kunder, fakturor och kreditfakturor. Kreditfakturor används när du makulerar en faktura som redan är bokförd.

Varför skapas fakturan bara som ett utkast i Bokio?
Mowin skapar alltid fakturan som utkast och bokför den aldrig. Du kontrollerar utkastet i Bokio, bokför det och skickar fakturan till kunden därifrån.

Var är fakturanumret?
Fakturanumret sätts av Bokio först när du bokför fakturan där, och Mowin får aldrig veta vilket det blev. Därför visas inget fakturanummer i Mowin för en Bokio-faktura.

Vad betyder Fakturerad i kolumnen Fakturanr?
Att raden är fakturerad och fakturan ligger som utkast i Bokio, men att något fakturanummer ännu inte finns. Numret kommer när du bokför fakturan i Bokio.

Varför ser jag inte kolumnen Fakturanr i fakturahistoriken?
Kolumnen visas bara för ekonomisystem som ger Mowin ett fakturanummer. Bokio gör inte det, så kolumnen är dold.

Kan jag öppna fakturan direkt i Bokio från Mowin?
Nej, det finns ingen länk. Du söker upp fakturan i Bokio.

Stöder Bokio rot och rut?
Ja. Både avdragstypen och kategorin per rad följer med till fakturan i Bokio.

Stöder Bokio grön teknik?
Nej. En arbetsorder med grön teknik faktureras till fullt pris i Bokio, utan avdrag, och du kan inte ansöka om grön teknik på den fakturan. Mowin varnar inte för det.

Varför saknas arbetade timmar på husarbetet i Bokio?
Bokio har inget fält för arbetade timmar, så uppgiften följer inte med från Mowin. Fyll i timmarna i Bokio innan du skickar ansökan till Skatteverket.

Varför står Murning som Bygg i Bokio?
Bokio har ingen egen kategori för murning. Mowin skickar därför murningsrader som Bygg.

Vad händer när jag makulerar en faktura?
Är fakturan fortfarande ett utkast i Bokio tas utkastet bort. Har du redan bokfört den skapar Mowin en kreditfaktura i Bokio och bokför den, medan originalfakturan ligger kvar.

Kan jag kreditera en del av en faktura?
Nej, inte från Mowin. Kreditfakturan Mowin skapar gäller alltid hela beloppet. En delkreditering gör du i Bokio.

Hämtas mina kunder från Bokio till Mowin?
Ja, första gången kopplingen skapas, men bara om Mowin ännu inte har några kunder. Har du redan lagt upp kunder i Mowin hämtas ingenting.

Jag bytte namn på en kund och ändringen syns inte i Bokio, varför?
Mowin känner igen kunden i Bokio på organisationsnummer, namn och kundnummer. Saknar kunden organisationsnummer kan en namnändring därför inte matchas mot rätt kund i Bokio. Andra ändringar på samma kund, som adress, går igenom.

Tas kunden bort i Bokio om jag tar bort den i Mowin?
Nej. Mowin raderar aldrig en kund i Bokio.

Varför kan jag inte välja standardkonton för Bokio?
Bokio väljer konton utifrån dina egna inställningar där, så Mowin har ingen sådan inställning. Enda undantaget är omvänd byggmoms, där Mowin skickar med organisationens konto för omvänd moms.

Varför kan jag inte välja vilken e-postadress som skickas till Bokio?
Bokio har inget eget fakturamejlfält på kunden, så inställningen finns inte för Bokio.

Vad betyder statusen Inaktiv?
Att kopplingen till Bokio har slutat fungera. Klicka på Förnya integration för att godkänna kopplingen på nytt.

Vad händer om jag tar bort integrationen?
Kopplingen bryts i Mowin. Fakturor och kunder som redan skapats i Bokio påverkas inte, men nya ändringar i Mowin skrivs inte längre dit. Vill du även dra tillbaka Mowins åtkomst tar du bort den bland de anslutna integrationerna i Bokio.

Kan jag ha flera ekonomisystem samtidigt?
Nej, du kan bara ha en aktiv integration åt gången. Vill du byta ekonomisystem måste du först ta bort den befintliga integrationen.

Tips

• Bokför fakturan i Bokio så snart du kontrollerat utkastet, annars saknar den fakturanummer både i Bokio och i Mowin

• Fyll i arbetade timmar i Bokio på fakturor med rot eller rut innan du ansöker hos Skatteverket

• Kontrollera rot- och rutbeloppet innan du bokför, eftersom Bokio inte räknar om det

• Sätt alltid typ av husarbete för resa till Övrig kostnad

• Koppla Bokio innan du börjar lägga upp kunder i Mowin, så hämtas kundregistret från Bokio in automatiskt