Reskoder

Reskoder används för att definiera de restyper som dina medarbetare kan rapportera i arbetsordrar, till exempel milersättning eller traktamente. Här skapar och hanterar du alla reskoder med prissättning, lönearter och kontoinställningar. Sidan nås via Admin-menyn och kräver rollen Admin.

Video: https://player.vimeo.com/video/949057574

Sidöversikt

Reskodssidan visar en tabell med alla dina reskoder. Från tabellen kan du filtrera, sortera och klicka på en rad för att redigera en reskod.

Verktygsfält

Skapa en ny reskod

1. Klicka på Skapa ny reskod i verktygsfältet

2. Markera Traktamente om reskoden ska vara en traktamentstyp

3. Fyll i Namn (obligatoriskt)

4. Ange Enhet (förval: "mil")

5. Fyll i Kostnad, Utpris och eventuellt Utpris inkl. moms

6. Klicka på Skapa

Du kan även trycka Enter för att skapa reskoden direkt.

Redigera en reskod

Klicka på en rad i tabellen för att öppna reskoden. Ändringar sparas automatiskt när du lämnar ett fält.

Fält i redigeringsfönstret:

OBS: Kontofälten visar organisationens standardkonto som platshållare. Du behöver bara fylla i dem om du vill använda ett annat konto för just den här reskoden.

Traktamente

En reskod kan markeras som traktamente genom kryssrutan i redigeringsfönstret. Traktamente används för att registrera kostnadsersättningar vid resor, till exempel dagtraktamente.

Löneart och lönexport

Fältet Löneart kopplar reskoden till en lönekod som följer med vid lönexport. Om du ändrar löneart på en reskod som redan används i reseregistreringar får du frågan om de befintliga registreringarna ska uppdateras till den nya koden:

• Klicka på Uppdatera för att skriva över lönearten på alla berörda reseregistreringar.

• Klicka på Hoppa över för att bara spara den nya lönearten på reskoden – befintliga registreringar behåller sin gamla löneart.

Dialogen visar hur många reseregistreringar och tidsregistreringar som påverkas och från vilket datum.

Radera en reskod

1. Klicka på reskoden i tabellen

2. Klicka på Radera längst ner i fönstret

3. Bekräfta raderingen

Tabellkolumner

Standardkolumner (visas som förval):

Dolda kolumner (kan aktiveras via kolumninställningar):

Filtrering och sortering

Varje kolumn har ett filterfält under kolumnrubriken:

Klicka på valfri kolumnrubrik för att sortera tabellen.

Sparade inställningar

Dina kolumninställningar, filter och sortering sparas automatiskt i webbläsaren. Nästa gång du öppnar sidan ser tabellen ut precis som du lämnade den. Använd Kolumninställningar för att återställa till förvalsinställningar.

Vanliga frågor

Hur skapar jag en ny reskod?
Klicka på Skapa ny reskod i verktygsfältet, fyll i namn, enhet och pris, och klicka på Skapa.

Vad är traktamente?
Traktamente är en typ av reskod som används för kostnadsersättning vid resor, till exempel dagtraktamente vid övernattning.

Hur markerar jag en reskod som traktamente?
Öppna reskoden och markera kryssrutan Traktamente högst upp i fönstret.

Hur sätter jag pris på en reskod?
Öppna reskoden och fyll i Utpris. Priset inklusive moms beräknas automatiskt med 25 % moms.

Kan jag ange pris inklusive moms direkt?
Ja, fyll i fältet Utpris inkl. moms så beräknas priset exklusive moms automatiskt.

Vad är fältet Kostnad till för?
Kostnad är reskodens egen kostnad och används för att räkna ut täckningsbidrag. Det visas inte för kunden.

Hur ändrar jag löneart på en reskod?
Öppna reskoden och fyll i fältet Löneart. Om reskoden redan används i reseregistreringar får du frågan om de befintliga registreringarna ska uppdateras till den nya koden.

Hur ändrar jag bokföringskonto för en reskod?
Öppna reskoden och fyll i fältet Konto under kontosektionen. Om fältet lämnas tomt används organisationens standardkonto.

Vad betyder "Standard" i kontofältet?
Det betyder att reskoden använder det konto som är inställt som standard i organisationens inställningar.

Hur ändrar jag i vilken ordning reskoderna visas?
Öppna reskoden och ange ett värde i fältet Ordning. Lägre nummer visas först i listor där medarbetare väljer reskod, och 0 hamnar högst upp.

Kan jag exportera mina reskoder till Excel?
Ja, klicka på Excel-ikonen i verktygsfältet. Exporten innehåller de kolumner och filter som visas i tabellen.

Hur filtrerar jag reskoder?
Använd filterfälten under kolumnrubrikerna. Du kan söka med fritext, ange ett prisintervall eller filtrera traktamente med Ja/Nej.

Hur återställer jag filter?
Klicka på knappen för att återställa filter som visas när ett filter är aktivt.

Vem kan hantera reskoder?
Endast användare med rollen Admin har tillgång till reskodssidan.

Hur navigerar jag mellan reskoder?
När du har en reskod öppen kan du använda pilknapparna i fönstrets övre högra hörn för att bläddra till nästa eller föregående reskod.

Vad är standardenheten för en reskod?
Standardenheten är "mil", men du kan ändra den till valfri enhet.

Tips och tricks

• Du kan trycka Enter i skapafönstret för att snabbt skapa en reskod utan att klicka på knappen.

• Om du ofta använder samma filter, kom ihåg att de sparas automatiskt. Du behöver inte ställa in dem varje gång.

• Ange pris inklusive moms om det är enklare för dig – systemet räknar ut priset exklusive moms automatiskt.

• Använd traktamentefiltret i tabellen för att snabbt se vilka reskoder som är markerade som traktamente.

• Använd fältet Ordning för att lyfta dina vanligaste reskoder högst upp i medarbetarnas val.

Behöver du mer hjälp?

Kontakta oss via chatten här nere till höger så hjälper vi dig!