Kontaktpersoner på arbetsorder och offert

En kontaktperson är din förbindelse på arbetsplatsen, oavsett om det är en privatperson eller någon som representerar ett företag. På kontaktkortet lägger du till, redigerar och tar bort kontaktpersoner, och du ser den primära kontaktens telefonnummer och e-postadress direkt på kortet.

Kortet fungerar likadant på arbetsordern och offerten. Allt som beskrivs här gäller alltså båda.

Sidöversikt

Kontaktkortet ligger bland korten på hem-fliken. Kortet visas först när ordern har en kund — kontaktpersonerna hämtas från kunden, så det finns inget att visa innan dess. Vad kortet visar sedan beror på vad som redan finns.

Har kortet en kontaktperson visas namnet, Tel: och E-post: för den primära kontakten, tillsammans med antalet kontaktpersoner på ordern. Saknas telefonnummer eller e-postadress står det Saknas i stället. E-postadressen är klickbar och öppnar ditt e-postprogram.

Fönstret Lägg till kundkontakt

Överst i fönstret finns två sätt att lägga till någon:

• Listan Välj innehåller kundens kontaktpersoner som inte redan ligger på ordern. Varje rad visar namn och arbetsroll, och den primära kontakten är märkt med en ikon. Är alla kundens kontakter redan tillagda går listan inte att öppna.

• Längst ned i listan ligger Välj från alla kontakter, som öppnar hela organisationens kontaktregister.

• Länken Skapa ny kontakt öppnar ett tomt kontaktfönster.

Under detta listas de kontaktpersoner som ligger på ordern, med namn, arbetsroll, telefonnummer och e-postadress. Telefonnummer och e-postadress är klickbara, så du kan ringa eller mejla direkt. Till höger visas en QR-kod med texten Scanna och ring — rikta mobilkameran mot den för att ringa utan att knappa in numret. Saknar kontakten telefonnummer står det Telefonnummer saknas.

Håller du muspekaren över en rad visas tre knappar:

Knappen heter efter det du har öppet: på en offert står det Ta bort från offert.

Gör till primär kontakt visas bara på en kontakt som inte redan är primär, och bara när det finns fler än en kontaktperson på ordern.

Lägga till en kontakt som redan finns

1. Klicka på kontaktkortet på hem-fliken.

2. Öppna listan Välj.

3. Klicka på personen du vill lägga till.

Kontakten läggs till direkt och dyker upp i listan nedanför. Listan innehåller bara kunden på orderns egna kontaktpersoner, och bara de som inte redan är tillagda.

Lägga till en kontakt som inte tillhör kunden

Ibland är rätt person inte kopplad till kunden — en beställare hos en annan firma, en besiktningsman, en samordnare. Då väljer du ur hela registret.

1. Klicka på kontaktkortet.

2. Öppna listan Välj och klicka på Välj från alla kontakter längst ned.

3. Sök upp personen i Välj kontakt och klicka på raden.

Listan Välj kontakt visar organisationens samtliga kontaktpersoner i kolumnerna Namn, E-post, Telefon, Roll och Kund. Kolumnen Kund visar vilken kund kontakten tillhör. Kontaktpersoner som redan ligger på ordern visas inte.

Sökfältet Sök söker på förnamn, efternamn, e-post, arbetsroll, personnummer och telefonnummer. Stora och små bokstäver spelar ingen roll, och du kan söka på en del av ett ord. Träffar på förnamn eller efternamn hamnar högst upp. Du kan också bläddra i listan med piltangenterna och välja med Enter. Under listan visas den markerade personens uppgifter, så du kan kontrollera att du valt rätt innan du klickar.

Hittar sökningen ingen står det Sökningen gav inga resultat, och är registret tomt står det Inga kontakter att visa.

OBS: Sökningen letar inte i kolumnen Kund. Söker du på ett företagsnamn får du bara träff om namnet råkar finnas i kontaktens egna uppgifter.

Skapa en ny kontakt

1. Klicka på kontaktkortet och sedan på Skapa ny kontakt. Saknar kunden kontaktpersoner helt heter kortet Skapa kontakt och tar dig direkt hit.

2. Fyll i uppgifterna.

3. Stäng fönstret när du är klar.

Kontakten skapas redan när du skriver det första tecknet, och varje fält sparas så fort du lämnar det. Det finns ingen spara-knapp. Börjar du skriva och ångrar dig räcker det alltså inte att stänga fönstret — använd Radera.

Var kontakten hamnar

Nederst i kontaktfönstret finns två reglage som styr var den nya kontakten sparas. Båda är på från början.

På en offert heter det första reglaget Lägg till på offert.

Spara på kund sparar personen på den kund som ligger på ordern, så att den finns att välja på kundens kommande arbetsordrar och offerter.

Du kan ändra reglagen efteråt medan fönstret är öppet. Slår du av Lägg till på arbetsorder kopplas kontakten loss från ordern, och slår du av Spara på kund kopplas den loss från kunden.

Uppgifter som fylls i automatiskt

Skapar du den första kontaktpersonen på en privatkund fylls E-post och Telefonnummer i från kundens fakturaadress, om de finns där och du inte redan skrivit något i fälten. Det som du själv skriver skrivs aldrig över. Har kunden redan en kontaktperson sker ingen ifyllning.

Fälten i kontaktfönstret

Överst i fönstret står kontaktens namn, eller Skapa ny kontakt innan du fyllt i något. Där finns också pilar för att bläddra till nästa eller föregående kontakt i kontaktregistret.

Redigera en kontakt

Klicka på pennikonen på kontaktens rad. Ändringarna sparas så fort du lämnar fältet.

Kontaktpersonen finns bara en gång i Mowin. Redigerar du en uppgift på arbetsordern ändras den därför överallt där kontakten används: på kunden, i kontaktregistret under Admin och på övriga arbetsordrar och offerter som har samma person. Det skiljer sig från arbetsplatser, som är egna kopior på varje order.

Det är oftast precis vad du vill — ett nytt mobilnummer ska gälla överallt. Men rättar du ett nummer som bara gäller det här jobbet bör du i stället lägga upp en egen kontaktperson för jobbet.

Primär kontakt

Den primära kontakten är den som visas på kontaktkortet och står först i listan. Den räknas också som orderns huvudkontakt när uppgifterna används vidare: det är den personen som föreslås som Er referens när du skapar fakturan, och den som föreslås när en arbetsorder ska skickas för signering.

Ligger det bara en kontaktperson på ordern är den automatiskt den primära. Finns det flera pekar du ut en med Gör till primär kontakt, och den tidigare primära kontakten blir vanlig i samma stund. Det går bara att ha en primär kontakt per order.

Primär sätts per arbetsorder och per offert. Samma person kan alltså vara primär på ett jobb och inte på ett annat, och det påverkar inte vilken kontakt som är primär på kunden. Vilka av kundens kontaktpersoner som följer med in när du väljer kund beror på kundtypen – se artikeln Lägg till eller byt kund.

Ta bort eller radera

Det finns två olika saker, och skillnaden spelar roll:

Radera frågar först Är du säker på att du vill radera den här kontakten?. Svarar du ja försvinner personen från den här ordern, från kunden, från kontaktregistret under Admin och från alla andra arbetsordrar och offerter. Det går inte att ångra i Mowin, så använd krysset när du bara vill koppla loss kontakten från ett jobb.

Krysset är däremot ofarligt: lägger du tillbaka samma person på ordern igen hamnar kopplingen tillbaka som den var, utan dubbletter.

Kontakten tillhör kunden, inte arbetsordern

Det här är själva modellen, och den förklarar det mesta av hur kortet beter sig:

• En kontaktperson är en post i organisationens kontaktregister.

• Den posten kan vara kopplad till en kund, och då föreslås den på kundens ordrar.

• Den kan dessutom vara kopplad till en arbetsorder eller offert — det är kopplingen kortet visar.

En kontakt kan ha den ena kopplingen, båda, eller ingen. Därför finns det både ett kryss som kopplar loss kontakten från jobbet och ett Radera, och därför slår en redigering igenom överallt.

Hela kontaktregistret, med listan, kolumnerna, filtren och exporten, beskrivs i artikeln Kontakter.

Personnummer och husarbete

Fältet Personnummer finns på kontaktpersonen för att rot, rut och grön teknik söks per köpare. Varje person som ska stå för ett avdrag behöver sitt eget personnummer, och det hämtas aldrig från kunden — det är kontaktpersonen som är köparen inför Skatteverket.

Köparna du kan välja bland är arbetsorderns kontaktpersoner tillsammans med kundens. Lägger du till en kontaktperson på en arbetsorder med husarbete kommer den alltså med som möjlig köpare.

Saknas uppgiften märker du det när fakturan ska skapas, som Saknar personnummer på köpare eller Saknar köpare för husarbete. Hur avdraget fördelas mellan flera köpare beskrivs i artikeln Husarbete (rot, rut och grön teknik).

Behörigheter

Alla roller kan lägga till, redigera, ta bort och radera kontaktpersoner på en arbetsorder eller offert. Det finns ingen behörighetsspärr på kontakter.

Kontaktregistret under Admin kräver däremot rollen Admin, eftersom hela Admin-området gör det. Kontakterna där når du ändå via Välj från alla kontakter på kontaktkortet, oavsett roll.

Vanliga frågor

Hur lägger jag till en kontaktperson på arbetsordern?
Klicka på kontaktkortet på hem-fliken och välj en av kundens kontaktpersoner i listan Välj, eller klicka på Skapa ny kontakt för att lägga in en ny.

Hur lägger jag till en kontaktperson på en offert?
Precis likadant som på en arbetsorder. Kontaktkortet på offertens hem-flik fungerar på samma sätt.

Hur lägger jag till någon som inte tillhör kunden?
Klicka på kontaktkortet, öppna listan Välj och klicka på Välj från alla kontakter längst ned. Då söker du i organisationens hela kontaktregister och kan välja vem som helst, utan att först koppla personen till kunden.

Varför ser jag inget kontaktkort på arbetsordern?
Antingen har arbetsordern ingen kund än — kortet dyker upp när kunden är vald — eller så är kortet bortvalt i Anpassa hem-vyn, där du själv bestämmer vilka kort som visas och i vilken ordning.

Jag tog bort fel person från ordern. Kan jag lägga tillbaka den?
Ja. Lägg till samma person igen från listan Välj, så är kopplingen tillbaka som den var. Ingenting gick förlorat och det blir inga dubbletter.

Varför går listan Välj inte att öppna?
Alla kundens kontaktpersoner ligger redan på ordern. Använd Välj från alla kontakter eller Skapa ny kontakt.

Varför hittar jag inte kontakten i listan?
Listan Välj visar bara den valda kundens kontaktpersoner, och bara de som inte redan är tillagda. Ligger personen på en annan kund hittar du den via Välj från alla kontakter.

Var sparar jag kontakten? Jag hittar ingen spara-knapp.
Det finns ingen spara-knapp. Kontakten skapas när du skriver det första tecknet, och varje fält sparas när du lämnar det.

Jag började skriva en kontakt och stängde fönstret. Varför finns den kvar?
Kontakten skapas redan vid första tecknet, så att stänga fönstret avbryter ingenting. Öppna kontakten igen och klicka på Radera.

Vad är skillnaden på att ta bort en kontakt från arbetsordern och att radera den?
Krysset Ta bort från arbetsorder (Ta bort från offert på en offert) kopplar bara loss personen från det här jobbet och lämnar den kvar på kunden och i registret. Radera i kontaktfönstret raderar kontaktpersonen helt, överallt.

Jag raderade en kontakt av misstag. Kan jag få tillbaka den?
Inte själv. Kontakta supporten via chatten så snart du märker det.

Jag ändrade ett telefonnummer på arbetsordern. Varför ändrades det på kunden också?
Kontaktpersonen finns bara en gång i Mowin, så en ändring gäller överallt där personen används. Behöver du ett nummer som bara gäller det här jobbet lägger du upp en egen kontaktperson för jobbet.

Vad betyder primär kontakt?
Den primära kontakten visas på kontaktkortet och står först i listan, och är den som räknas som orderns huvudkontakt. Finns det bara en kontaktperson är den automatiskt primär.

Hur byter jag primär kontakt?
Håll muspekaren över raden och klicka på Gör till primär kontakt. Den tidigare primära kontakten blir vanlig samtidigt. Knappen visas bara när det finns fler än en kontaktperson.

Kan en order ha flera primära kontakter?
Nej, bara en. Utpekandet gäller dessutom per arbetsorder och per offert, så samma person kan vara primär på ett jobb och inte på ett annat.

Vad gör reglaget Spara på kund?
Det sparar kontaktpersonen på kunden, inte bara på det här jobbet. Nästa gång du lägger en arbetsorder eller offert på samma kund finns personen att välja i listan Välj. Slår du av det ligger kontakten bara på den här ordern.

Varför fylldes e-post och telefonnummer i av sig själv?
Du skapade den första kontaktpersonen på en privatkund, och då hämtas uppgifterna från kundens fakturaadress om fälten är tomma. Du kan skriva över dem.

Vad är fältet Arbetsroll till för?
Där skriver du personens roll på arbetsplatsen, till exempel platschef eller fastighetsskötare. Rollen visas under namnet i kontaktlistan och i kolumnen Roll när du söker i hela registret.

Varför får jag en varning på personnummret?
Personnummer kontrolleras medan du skriver. Kontrollera siffrorna och formatet — förklaringen under fältet säger vad som är fel.

Varför behöver kontaktpersonen personnummer?
Rot, rut och grön teknik söks per köpare, och varje köpare behöver sitt eget personnummer. Numret hämtas aldrig från kunden, utan tas från kontaktpersonen som står för avdraget.

Vad händer med kontaktpersonerna om jag byter kund på arbetsordern?
Du får frågan om du vill byta ut dem mot den nya kundens kontakter, eller behålla dem du har. Se artikeln Lägg till eller byt kund.

Vad är QR-koden bra för?
Den innehåller kontaktens telefonnummer. Scanna den med mobilkameran för att ringa utan att knappa in numret — praktiskt när du står vid datorn och ska ringa från telefonen.

Vilken roll behöver jag för att hantera kontaktpersoner?
Ingen särskild. Alla roller kan lägga till, redigera, ta bort och radera kontaktpersoner.

Tips och tricks

1. Fyll i Arbetsroll på alla kontaktpersoner. Då ser du direkt vem som är platschef och vem som är beställare, både i listan och när du söker.

2. Spara återkommande kontakter på kunden i stället för bara på ordern, så kan du välja dem direkt nästa gång.

3. Peka ut den primära kontakten på jobb med flera inblandade, så är det rätt person som syns på kortet.

4. Använd krysset, inte Radera, när en person inte längre är med på ett jobb men finns kvar hos kunden.

5. Scanna QR-koden i stället för att knappa in numret när du ska ringa från mobilen.

Behöver du mer hjälp?

Kontakta vår support via chatten i Mowin.